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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Administración colaborativa de documentos

Administración de documentos centralizada y fácil de usar

Registra tu interés

Organiza, accede, colabora y proporciona permisos en documentos

Cumplimiento, colaboración y control de documentos unificados: conecta la obra con la oficina. Acceso centralizado y fácil de usar. Flujos de trabajo de aprobación agilizados y comunicación valiosa.

  • Acceso centralizado y fácil de usar para todos los archivos
  • Admisión agilizada de archivos para que sean compatibles con los requisitos de convenciones de nomenclatura*
  • Los metadatos gestionan permisos para agilizar la visibilidad*
  • Revisión integrada de documentos y sobreprecio*
  • Flujos de trabajo de aprobación agilizados y comunicación valiosa*

*Versión limitada

Almacenamiento ilimitado

Guarda tantos documentos electrónicos como necesites; Procore no cobra por cada megabyte o gigabyte. Con el Acuerdo de acceso anual de Procore, los usuarios reciben una cantidad ilimitada de almacenamiento.

Una única fuente de información

Una experiencia consistente y fácil de usar a fin de acceder a todos los archivos del proyecto a través de un repositorio de archivos centralizado, esto establece una única fuente de información para quienes forman parte en el proyecto. Esto elimina los silos de trabajo tradicionales y garantiza que todos trabajen sobre la base de las versiones más actualizadas en la obra.

Agrega y administra metadatos de archivos Versión limitada

Admisión agilizada de archivos y captura de metadatos mediante aprendizaje automático, lo que permite ahorrar tiempo y mejorar la organización de los datos del proyecto. Filtra, ordena y encuentra de manera eficiente la información que necesitas, lo que garantiza un control de versiones efectivo y crea una única fuente de información para cada archivo.

Revisión integrada Versión limitada

Revisa y aprueba paquetes de archivos en un única experiencia de flujo de trabajo, esto simplifica procesos importantes como la revisión de diseño. Detecta automáticamente nuevas revisiones, filtra documentos en función de los metadatos de los documentos, y aprueba, rechaza, devuelve o revisa comentarios.

Permisos automatizados con grupos Versión limitada

Automatiza permisos de documentos con metadatos y grupos de permisos, así, tu gente más valiosa estará disponible para abordar los problemas que requieren una resolución creativa o un toque personal.

Entorno común de datos Versión limitada

Conecta a tu equipo en un CDE (Common Data Environment, entorno común de datos) para poder administrar información de acuerdo con los procesos y la gobernanza estándares según lo especificado por la ISO 19650.

Preguntas Frecuentes

¿Quién usa sistemas de administración de documentos?

Todas las empresas tienen que hacer un seguimiento, organizar, compartir y administrar sus documentos primordiales, pero debido a la naturaleza del trabajo de construcción un sistema de almacenamiento de documentos seguro, digital y en la nube es especialmente fundamental para los documentos de construcción. Debido a que la ejecución de los proyectos de construcción implican la administración de proyectos complejos y la colaboración de la parte interesada, las compañías de construcción tienen una necesidad particularmente fuerte de contar con un sistema de administración de documentos integral en la nube.

¿Por qué usar un sistema colaborativo de administración de documentos?

Los proyectos de construcción requieren la colaboración con las múltiples partes interesadas, la gestión de comunicaciones entre los equipos y la garantía de que todos estén trabajando según RFI (Request for Information, solicitud de información). En la industria de la construcción, es fundamental tener los documentos de proyecto organizados en una única fuente de información verdadera. Esto garantiza que el equipo completo de construcción tenga toda la información actualizada que necesita para hacer un buen trabajo.

¿Cuáles son algunos de los beneficios de usar un Entorno Común de Datos?

  • Mejora la colaboración: al almacenar documentos en una plataforma digital en la nube, puedes proporcionarles fácilmente a los miembros del equipo y a las partes interesadas el nivel adecuado de acceso y visibilidad. 
  • Ahorra tiempo y reduce la carga administrativa: cuando tienes una única fuente de información para acceder a la información del proyecto, todos pueden obtener la información que necesitan con menos llamadas telefónicas, correos electrónicos e interrupciones.
  • Reduce los costos: con una solución digital de almacenamiento de documentos, puedes reducir los gastos de papel, imprenta y administración asociados con los procesos manuales.

¿Cuáles son algunas de las características del software de administración de documentos?

  • Almacenamiento ilimitado: necesitas poder guardar todos los documentos fundamentales del proyecto en un solo lugar, para una única fuente de información. Selecciona un sistema sin límite de almacenamiento para asegurarte de que no tengas que elegir.
  • En la nube: con un sistema basado en la nube, puedes acceder a documentos de proyectos tales como planos, órdenes de cambio, información financiera como presupuestos y costos, RFI, submittals y más desde cualquier lugar, incluso desde la obra en dispositivos móviles como los teléfonos inteligentes y las tabletas.
  • Usuarios ilimitados, con permisos sólidos y control de acceso: asegúrate de que quienes estén en el equipo del proyecto, incluidos los subcontratistas, proveedores y otras partes interesadas externas tengan la información que necesitan (y nada más).
  • Compatibilidad de tipos de archivos: implementa un sistema que pueda manejar todos los tipos de archivos que vas a necesitar para dirigir tu proyecto, como CAD (.dwg), word (.doc), spreadsheets (.xlsx), PDF, y más.
  • Facilidad de uso: para que la administración de documentos sea exitosa, las personas necesitan poder acceder y cargar archivos e información con facilidad.
  • Control de versiones: los usuarios deben poder identificar y acceder a la versión más actualizada de cualquier documento sin complicaciones ni conjeturas. Cuando un usuario intenta abrir un documento, debería obtener automáticamente la versión más actualizada.
  • Agrega y administra metadatos de archivos: con los metadatos del proyecto, puedes filtrar, ordenar y encontrar la información que necesitas de forma eficiente, y así, asegurar un control efectivo de versiones y crear una única fuente de información para cada archivo.
  • Revisión y sobreprecio: la revisión integrada y el sobreprecio te permiten revisar y aprobar los paquetes de archivos en una experiencia de flujo de trabajo única, y de esta manera, simplificar procesos fundamentales como la revisión de diseño.
  • Convenciones de nomenclatura: aplica consistencia y estandarización a través de los archivos con nomenclaturas personalizadas para los proyectos. Procore extrae de forma automática y rellena previamente los metadatos de los planos.
  • Seguridad: usa un sistema de administración de documentos que sea seguro, para mantener tu información personal tan privada como sea posible. Busca un sistema que tenga su cumplimiento de seguridad validado y certificado de manera independiente por terceros.
  • Integración con otras herramientas de administración de proyectos: los documentos no sirven de nada si se encuentran archivados. Asegúrate de que tus equipos puedan interactuar con documentos clave durante la ejecución del proyecto y siempre ten la información que necesiten vinculada a sus otras herramientas.