ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Administración colaborativa de documentos

Administración de documentos centralizada y fácil de usar

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Organiza, accede, colabora y proporciona permisos en documentos

Cumplimiento, colaboración y control de documentos unificados: conecta la obra con la oficina. Acceso centralizado y fácil de usar. Flujos de trabajo de aprobación agilizados y comunicación valiosa.

  • Acceso centralizado y fácil de usar para todos los archivos
  • Admisión agilizada de archivos para que sean compatibles con los requisitos de convenciones de nomenclatura*
  • Los metadatos gestionan permisos para agilizar la visibilidad*
  • Revisión integrada de documentos y sobreprecio*
  • Flujos de trabajo de aprobación agilizados y comunicación valiosa*

*Versión limitada

Preguntas Frecuentes

¿Quién usa sistemas de administración de documentos?

Todas las empresas tienen que hacer un seguimiento, organizar, compartir y administrar sus documentos primordiales, pero debido a la naturaleza del trabajo de construcción un sistema de almacenamiento de documentos seguro, digital y en la nube es especialmente fundamental para los documentos de construcción. Debido a que la ejecución de los proyectos de construcción implican la administración de proyectos complejos y la colaboración de la parte interesada, las compañías de construcción tienen una necesidad particularmente fuerte de contar con un sistema de administración de documentos integral en la nube.

¿Por qué usar un sistema colaborativo de administración de documentos?

Los proyectos de construcción requieren la colaboración con las múltiples partes interesadas, la gestión de comunicaciones entre los equipos y la garantía de que todos estén trabajando según RFI (Request for Information, solicitud de información). En la industria de la construcción, es fundamental tener los documentos de proyecto organizados en una única fuente de información verdadera. Esto garantiza que el equipo completo de construcción tenga toda la información actualizada que necesita para hacer un buen trabajo.

¿Cuáles son algunos de los beneficios de usar un Entorno Común de Datos?

  • Mejora la colaboración: al almacenar documentos en una plataforma digital en la nube, puedes proporcionarles fácilmente a los miembros del equipo y a las partes interesadas el nivel adecuado de acceso y visibilidad. 
  • Ahorra tiempo y reduce la carga administrativa: cuando tienes una única fuente de información para acceder a la información del proyecto, todos pueden obtener la información que necesitan con menos llamadas telefónicas, correos electrónicos e interrupciones.
  • Reduce los costos: con una solución digital de almacenamiento de documentos, puedes reducir los gastos de papel, imprenta y administración asociados con los procesos manuales.

¿Cuáles son algunas de las características del software de administración de documentos?

  • Almacenamiento ilimitado: necesitas poder guardar todos los documentos fundamentales del proyecto en un solo lugar, para una única fuente de información. Selecciona un sistema sin límite de almacenamiento para asegurarte de que no tengas que elegir.
  • En la nube: con un sistema basado en la nube, puedes acceder a documentos de proyectos tales como planos, órdenes de cambio, información financiera como presupuestos y costos, RFI, submittals y más desde cualquier lugar, incluso desde la obra en dispositivos móviles como los teléfonos inteligentes y las tabletas.
  • Usuarios ilimitados, con permisos sólidos y control de acceso: asegúrate de que quienes estén en el equipo del proyecto, incluidos los subcontratistas, proveedores y otras partes interesadas externas tengan la información que necesitan (y nada más).
  • Compatibilidad de tipos de archivos: implementa un sistema que pueda manejar todos los tipos de archivos que vas a necesitar para dirigir tu proyecto, como CAD (.dwg), word (.doc), spreadsheets (.xlsx), PDF, y más.
  • Facilidad de uso: para que la administración de documentos sea exitosa, las personas necesitan poder acceder y cargar archivos e información con facilidad.
  • Control de versiones: los usuarios deben poder identificar y acceder a la versión más actualizada de cualquier documento sin complicaciones ni conjeturas. Cuando un usuario intenta abrir un documento, debería obtener automáticamente la versión más actualizada.
  • Agrega y administra metadatos de archivos: con los metadatos del proyecto, puedes filtrar, ordenar y encontrar la información que necesitas de forma eficiente, y así, asegurar un control efectivo de versiones y crear una única fuente de información para cada archivo.
  • Revisión y sobreprecio: la revisión integrada y el sobreprecio te permiten revisar y aprobar los paquetes de archivos en una experiencia de flujo de trabajo única, y de esta manera, simplificar procesos fundamentales como la revisión de diseño.
  • Convenciones de nomenclatura: aplica consistencia y estandarización a través de los archivos con nomenclaturas personalizadas para los proyectos. Procore extrae de forma automática y rellena previamente los metadatos de los planos.
  • Seguridad: usa un sistema de administración de documentos que sea seguro, para mantener tu información personal tan privada como sea posible. Busca un sistema que tenga su cumplimiento de seguridad validado y certificado de manera independiente por terceros.
  • Integración con otras herramientas de administración de proyectos: los documentos no sirven de nada si se encuentran archivados. Asegúrate de que tus equipos puedan interactuar con documentos clave durante la ejecución del proyecto y siempre ten la información que necesiten vinculada a sus otras herramientas.