Procore Pay : introduction d'une approche moderne des paiements dans le secteur de la construction

MISE À JOUR : 4 septembre 2023

Le lancement

De nos jours, la réception des paiements est un cauchemar administratif qui manque de visibilité et s'effectue par l'intermédiaire de systèmes non reliés entre eux. Au cours de l'année écoulée, nous avons travaillé sans relâche pour automatiser et centraliser le processus de paiement, afin que les utilisateurs disposent d'une transparence totale sur l'ensemble du flux de paiements.

Lors de la conférence Groundbreak 2022, nous avons officiellement annoncé Procore Pay, l'unique solution de paiement conçue sur la plateforme Procore qui gère tous les aspects du processus de paiement entre les entreprises générales et les sous-traitants. Un an plus tard, lors du Groundbreak 2023, c'est avec fierté que nous avons annoncé que Procore Pay était officiellement disponible pour certaines entreprises générales aux États-Unis. (Notez qu'à l'heure actuelle, Procore Pay est uniquement disponible dans ce pays.)

Procore Pay relie des données issues des solutions Gestion de projet et Gestion financière de Procore, afin que les utilisateurs puissent facilement accéder à toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions en matière de paiement, en un seul et même endroit. En outre, Procore rationalise chaque étape du processus de paiement afin de garantir l'exactitude des informations et de faire gagner un temps précieux à toutes les parties concernées. Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.procore.com/pay.

MISE À JOUR : 15 juin 2023

L'échange

Une fois les festivités terminées, il est temps de payer les fournisseurs embauchés dans le cadre de l'événement pour leur travail dûment accompli et leurs services. Il est essentiel que ces obligations financières soient correctement réglées afin d'entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs et de garantir le franc succès de vos prochaines soirées.

De même, une fois tous les éléments cochés sur la liste de contrôle des conditions de paiement, nous devrions disposer de l'ensemble des éléments nécessaires afin d'émettre en toute confiance le paiement au sous-traitant pour sa contribution au projet. Le moment est venu d'envoyer le chèque par la poste, c'est bien ça ?

Attendez, pas si vite. ACH, qui signifie Automated Clearing House ou chambre de compensation automatisée, est le moyen de paiement de prédilection pour assurer une protection contre la fraude et un versement des fonds dans les délais. Le délai moyen de paiement des clients (DMP) dans le secteur de la construction s'élevant à 90 jours, il est essentiel que nous mettions tout en œuvre pour accélérer les paiements. Un rapport mondial de Kroll sur la fraude indique que 75 % des entreprises dans le domaine de la construction, de l'ingénierie et des infrastructures ont été victimes de fraude au cours de l'année écoulée et que la construction est le deuxième secteur le plus touché par la fraude, après la vente au détail.

Les paiements ACH présentent un niveau élevé de sécurité, en particulier lorsqu'ils sont traités à l'aide d'un cryptage et de serveurs protégés. Les chèques sont un moyen de paiement moins sûr, car il s'agit de documents physiques envoyés manuellement qui peuvent être modifiés par des personnes mal intentionnées. De plus, lors de l'émission d'un paiement par chèque, le numéro de routage et le numéro de compte bancaire sont communiqués aux employés et aux destinataires du chèque.

Outre la sécurité des paiements ACH, Procore Pay s'accompagne de deux nouvelles catégories de contrôle d'accès basé sur les rôles, qui demandent toutes deux une authentification multifacteur. Dans le domaine de la sécurité des systèmes informatiques, le contrôle d'accès basé sur les rôles est une approche visant à restreindre l'accès système aux utilisateurs autorisés, tandis que l'authentification multifacteur permet de vérifier l'identité des utilisateurs à l'étape de connexion, en cas d'activités commerciales sensibles.

Procore Pay facilite également le paiement et l'échange de renonciations de privilèges entre les entreprises spécialisées et générales. Puisque ce processus a lieu sur la plateforme Procore, il n'est pas nécessaire d'adopter et d'apprendre à utiliser d'autres systèmes. Lorsqu'un sous-traitant envoie une facture, il envoie également des renonciations de privilèges inconditionnelles pour la période de facturation actuelle. Procore verrouille ensuite la signature de ces renonciations et les libère une fois que le paiement est initié vers le compte bancaire du sous-traitant enregistré dans la base de données. Cette approche élimine efficacement la poursuite de renonciations de privilèges après paiement.

« Nous utilisons un logiciel tiers qui fonctionne en dehors de Procore et qui gère notre processus de mainlevée de privilèges, lequel nous coûte environ 18 000 dollars par an », a indiqué Tiffanie Artigas, directrice de l'excellence opérationnelle chez Verdex Construction. « Ces premières économies immédiates que nous pourrons constater feront une sacrée différence de budget. »

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MISE À JOUR : 18 avril 2023

La liste de contrôle

Pour reprendre notre analogie, si l'on compare le processus de paiement du secteur de la construction à l'organisation d'une soirée, la planification de n'importe quelle célébration comprendra une liste d'exigences, comme les décorations, les hors-d'œuvre et la musique. Le meilleur moyen de rester organisé est de créer une liste de contrôle pour vérifier que nous disposons de tout ce qu'il nous faut. Sinon, il est facile d'oublier un élément important, d'autant plus de confondre qui s'est porté volontaire pour apporter quoi. L'organisation est le mot d'ordre pour une exécution réussie.

Tout comme un organisateur de soirées dresse une liste des besoins pour ladite soirée et la transmet aux invités, une entreprise générale envoie une liste des conditions de paiement aux entreprises spécialisées. Les éléments figurant sur la liste de contrôle, comme un certificat d'assurance à jour, des renonciations de privilèges conditionnelles et d'autres documents de conformité, sont essentiels pour garantir un paiement dans les délais. En assurant la transparence et la visibilité auprès des intervenants du projet concernés, la liste de contrôle les aide à savoir quels éléments ont déjà été recueillis et ce qu'il manque.

Certains organisateurs de soirées peuvent opter pour une approche moins rigoureuse en s'appuyant sur de précédentes expériences en la matière ou en indiquant simplement dans l'invitation ce que les invités doivent apporter. Procore Pay se montre plus proactif en tirant parti de la liste de contrôle des conditions de paiement, qui offre une visibilité à l'entreprise générale et à l'entreprise spécialisée sur toutes les conditions de paiement au niveau des engagements, des factures et des renonciations de privilèges. Cette vue en liste pratique simplifie la collecte des documents nécessaires et fournit des renseignements sur l'avancement des jalons clés requis pour le traitement d'un paiement.

La vérification des factures commence et se termine par la liste de contrôle des conditions de paiement. Celle-ci est configurable de sorte à répondre aux besoins de l'entreprise générale et peut également être utilisée afin de suspendre manuellement un paiement pour toute raison non prévue dans l'ensemble des conditions de paiement préconfigurées. Les éléments sont cochés au fur et à mesure, jusqu'à ce que toutes les conditions requises pour le paiement soient remplies.

« Nous apprécions la liste de contrôle des conditions de paiement. Elle est à la fois automatique et manuelle, et une coche verte s'affiche lorsque les conditions sont remplies », explique Tiffanie Artigas, directrice de l'excellence opérationnelle chez Verdex Construction. « La liste est configurée selon les besoins de notre entreprise, et nos entreprises spécialisées peuvent accéder à ce tableau de bord pour voir facilement ce qui est toujours en suspens. Il leur suffit de consulter ce qu'il nous manque, ce qui nous évite de perdre du temps à répondre aux mêmes questions. »

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MISE À JOUR : 22 mars 2023

L'invitation

Le processus de paiement dans le secteur de la construction est similaire à l'organisation d'une soirée à bien des égards : les deux nécessitent une planification minutieuse et l'échange d'informations entre plusieurs intervenants. Toutefois, avant que les festivités ne puissent commencer, l'organisateur doit faire passer le mot, et tout commence par l'invitation. Si certains sous-estiment l'importance d'une invitation en bonne et due forme, il s'agit pourtant d'une première étape cruciale qui donne le ton à l'ensemble de l'événement.

Tout comme un organisateur de soirées dresse une liste d'invités et envoie les invitations, dans le secteur de la construction, l'entreprise générale engage le processus de paiement en invitant l'entreprise spécialisée à demander le paiement des travaux réalisés et des matériaux fournis. Les demandes de paiement envoyées par les entreprises spécialisées à l'entreprise générale font partie intégrante du processus de paiement pour un projet de construction.

Aujourd'hui, de nombreux organisateurs de soirées privilégient le service numérique au détriment de l'envoi d'invitations papier traditionnelles, afin de mieux gérer les réponses, la communication avec les invités et les rappels d'événement. Avec Procore Pay, l'invitation à envoyer une demande de paiement peut être lancée par l'administrateur des paiements désigné par l'entreprise générale sur la plateforme Procore. Semblable à une invitation numérique, l'invitation de l'entreprise générale est remise à l'entreprise spécialisée sous forme de lien sécurisé envoyé par e-mail. L'entreprise spécialisée est ensuite invitée à se connecter à Procore ou à créer un compte, si ce n'est pas déjà fait.

Grâce à son compte Procore dédié, l'entreprise spécialisée peut alors répondre aux invitations de plusieurs entreprises générales en utilisant un même identifiant. En plus d'améliorer l'expérience utilisateur, Procore offre également aux entreprises spécialisées un hub centralisé pour stocker les coordonnées bancaires et informations sur les projets nécessaires.

À l'aide de la fonctionnalité Gestion des factures de Procore incluse dans Procore Pay, l'entreprise générale est également en mesure de gérer et de suivre les invitations et les demandes de paiement plus efficacement. Grâce à la plateforme Procore, les entreprises générales peuvent s'assurer que les demandes de paiement sont envoyées selon un planning régulier, réduire le risque de retards de paiement et fournir aux entreprises spécialisées une interface utilisateur intuitive.

« Nous avons économisé des dizaines d'heures chaque mois en envoyant des factures aux montants corrects dès le départ, ce qui nous a évité deux ou trois séries de révisions », a déclaré Erik Feld, chef de projet et directeur des opérations techniques chez TruEdge Builds.

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22 février 2023

Lors de la conférence Groundbreak de l'an dernier, nous avons annoncé Procore Pay, un nouveau service prévu pour 2023 et conçu pour remédier à l'une des plus grandes difficultés financières dans le domaine de la construction : le processus de paiement.

Tout au long du cycle de vie des projets de construction, l'argent circule à travers la chaîne de valeur, du prêteur aux travailleurs sur chantier, en passant par le maître d'ouvrage, l'entreprise générale, les entreprises spécialisées et les fournisseurs de matériaux. La lenteur du processus de paiement est l'un des plus gros freins à l'acceptation de travaux supplémentaires.

Extrêmement complexe, ce processus nécessite des réquisitions de paiement provisoires, une retenue de garantie, des renonciations de privilèges et d'autres documents de conformité avant qu'un seul euro ne soit versé. Et même lorsque l'argent commence à circuler, l'entreprise générale doit continuer à fournir tous les documents nécessaires avant de pouvoir envoyer sa prochaine demande de paiement au maître d'ouvrage.

La construction est l'un des secteurs où les paiements sont les plus lents au monde : le délai moyen de paiement est en effet de 83 jours à compter de la date d'envoi de la facture. De plus, le rapport national de 2020 sur les paiements dans le secteur de la construction dévoile que 80 % des entreprises interrogées aux États-Unis déclarent passer un temps considérable à recouvrer leurs paiements.

Procore Pay modernise les paiements. Conçu pour répondre aux besoins spécifiques du secteur de la construction, l'outil contribue à maintenir une trésorerie plus saine pour les projets et offre des flux de travail plus sophistiqués, tels que les contrôles conjoints et la collecte des renonciations des sous-traitants. Par ailleurs, ses méthodes de demande de paiement et de vérification plus sûres permettent de réduire au maximum le risque de fraude.

« L'impact sur l'ensemble du secteur serait considérable si nous parvenions à instaurer une véritable confiance tout au long de la chaîne de valeur. Et je pense qu'une grande partie de la solution réside dans la culture, et peut-être aussi dans notre manière de structurer les contrats. Mais je suis convaincue que la technologie peut contribuer à cette solution, et je suis ravie que [Procore] y travaille. » – Sarah Bush, Landis Construction

D'autres clients Procore ont partagé leur enthousiasme quant aux avantages suivants :

• Réduction des frictions liées aux paiements en accélérant la vérification des factures et la collecte des documents de conformité

• Gain de temps en retirant une solution de paiement distincte de la pile technologique et en supprimant les doublons dans la saisie de données ou la maintenance de l'intégration connexes

• Rationalisation de la collecte des renonciations de privilèges via un échange automatisé des renonciations de privilèges

Nous vous en dirons plus dans les mois précédant le lancement de Procore Pay, prévu plus tard cette année. Revenez sur cette page pour consulter les nouveautés, ou recevez des informations directement dans votre boîte de réception en rejoignant la liste d'attente de Procore Pay.