Procore Pay: Presentamos un enfoque moderno en los pagos de construcción

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 4 de septiembre de 2023

El lanzamiento

Hoy en día, cobrar es una pesadilla de papeleo, sin visibilidad y con procesos repartidos entre sistemas desconectados. Durante el último año, trabajamos arduamente para automatizar y centralizar el proceso de pagos, de modo que los usuarios obtengan absoluta transparencia de todo el flujo de pagos.

En Groundbreak 2022, anunciamos de manera formal Procore Pay: la única solución de pagos integrada en la plataforma de Procore que gestiona todos los aspectos del proceso de cobro entre contratistas generales y contratistas. Un año más tarde, en Groundbreak 2023, anunciamos con orgullo que Procore Pay pasó a estar disponible oficialmente para seleccionar contratistas generales en los Estados Unidos.

Procore Pay conecta datos de las soluciones de administración de proyectos y de administración financiera de Procore, de modo que los usuarios puedan acceder con facilidad a toda la información que necesiten para tomar decisiones referentes a los pagos en un solo lugar. Asimismo, Procore agiliza cada paso del proceso de pagos para garantizar que todo sea preciso y ahorrar tiempo valioso para todas las personas involucradas. Más información en www.procore.com/pay (actualmente, Procore Pay solo está disponible en EE. UU.)

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 15 de junio de 2023

El intercambio de pagos

Cuando terminan las fiestas, llega la hora de saldar cuentas, o de pagarle a los proveedores de la fiesta por todo su trabajo. Es clave saldar estas obligaciones financieras adecuadamente para mantener una buena relación con los proveedores y garantizar que tus próximas fiestas sean un éxito.

De forma similar, una vez que se hayan marcado todos los ítems en la lista de verificación de requisitos de pago, deberíamos tener todo lo necesario para emitir pagos con confianza al contratista por su aporte al proyecto. Pongamos el cheque en el correo, ¿qué te parece?

No tan rápido. Automated Clearing House (ACH) es el método de pago preferido para proteger contra el fraude y asegurar una entrega de fondos oportuna. El promedio de días de ventas pendientes (days sales outstanding, DSO) en el sector de la construcción es de 90 días. Por eso es clave que hagamos todo lo posible para agilizar los pagos. En cuanto al fraude, el Informe global de fraude de Kroll indicó que el 75 % de las compañías de construcción, ingeniería e infraestructuras sufrieron algún incidente de fraude en el último año y que la construcción era el segundo sector con mayor índice de incidencia de fraude, por detrás del comercio minorista.

Los pagos por ACH tienen un nivel alto de seguridad, sobre todo cuando se procesan mediante el uso de encriptación y servidores seguros. Los cheques son una forma menos segura de pago porque se envían manualmente como documentos físicos, que pueden estar sujetos a alteraciones por parte de personas con malas intenciones. Asimismo, cuando se emite un cheque, el número de ruta y de cuenta bancaria se divulgan a los empleados y a quienes reciben dicho cheque.

Además de la seguridad de los pagos mediante ACH, Procore Pay incorpora dos nuevas categorías de control de acceso basado en roles (Role-Based Access Control, RBAC), ambas con autenticación multifactor (Multi-Factor Authentication, MFA). En los sistemas informáticos, el RBAC es un enfoque para restringir el acceso al sistema solo a usuarios autorizados, mientras que la MFA garantiza su verificación tanto al iniciar sesión como al realizar actividades empresariales sensibles.

Procore Pay también facilita sin inconvenientes el intercambio de pagos y renuncias de derecho de gravamen entre contratistas generales y especializados. Debido a que este proceso tiene lugar en la plataforma de Procore, no hay que aprender ni adoptar sistemas adicionales. Cuando un contratista envía una factura, también envía una renuncia de derecho de gravamen incondicional para el periodo de facturación actual. Luego, en la plataforma de Procore se bloquea la firma en esa renuncia y se la libera una vez iniciado el pago a la cuenta bancaria registrada del contratista. Este enfoque elimina de manera eficaz el seguimiento de la renuncia de derecho de gravamen posterior al pago.

"Utilizamos un software de terceros que opera fuera de Procore y gestiona nuestro proceso de liberación de derechos de retención, lo que nos cuesta alrededor de 18 000 USD al año", afirmó Tiffanie Artigas, directora de Excelencia Operativa de Verdex Construction. "Ese será el primer ahorro inmediato que podremos reconocer, y representa una suma considerable.".

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FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 18 de abril de 2023

La lista de verificación

Continuando con nuestra analogía, si comparamos el proceso de pago de una construcción con la organización de una fiesta, la planificación de cualquier celebración incluirá una lista de requisitos, como la decoración, los aperitivos y la música. La mejor manera de mantener la organización es crear una lista de verificación para asegurarnos de tener todo lo que necesitamos. De lo contrario, es fácil pasar por alto algún detalle importante u olvidar quién se ofreció a traer algo. Mantener la organización es fundamental para que todo el proceso sea exitoso.

Asimismo, al igual que el anfitrión crea una lista de las necesidades de la fiesta y la comparte con los asistentes, un contratista general comparte una lista de los requisitos de pago con los contratistas especializados. Los ítems de la lista de verificación, como un certificado de seguro actualizado, una renuncia de derecho de gravamen condicional y otros documentos de cumplimiento, son clave para asegurar el pago a tiempo. Al proporcionar transparencia y visibilidad a las partes interesadas pertinentes del proyecto, la lista de verificación ayuda a dichas partes a comprender qué ítems ya se han recopilado y qué falta.

Algunos organizadores de fiestas pueden elegir adoptar un enfoque más relajado, según su experiencia previa en la organización de fiestas o en una simple petición en la invitación para informar a los asistentes lo que deben llevar. Procore Pay adopta un enfoque más proactivo al aprovechar la lista de verificación de requisitos de pago. Esta lista ofrece tanto al contratista general como al contratista especializado visibilidad de todos los requisitos en los niveles de compromiso, facturación y renuncia de derecho de gravamen. La vista de lista es práctica, simplifica la recopilación de los documentos necesarios y ofrece conocimientos sobre la finalización de los hitos clave necesarios para que se procese un pago.

La revisión de facturas comienza y finaliza con la lista de verificación de los requisitos de pago, que se puede configurar para satisfacer las necesidades del contratista general y también se puede utilizar para administrar la retención manual de un pago por cualquier motivo fuera del conjunto preconfigurado de requisitos de pago. Los ítems se marcan a medida que se van completando, hasta que se hayan cumplido todos los requisitos para el pago.

"Nos encanta la lista de verificación de requisitos de pagos. Parte del proceso es automático, parte es manual y, a medida que se completan los requisitos, aparece una marca de verificación verde", explicó Tiffanie Artigas, directora de Excelencia Operativa de Verdex Construction. "Está configurada de acuerdo con las necesidades de nuestra compañía, y nuestros contratistas especializados pueden acceder a ese panel de control para ver fácilmente lo que aún está pendiente. Nos ahorra tiempo responder las mismas preguntas de siempre porque ellos mismos pueden ir y ver todo lo que está pendiente".

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FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 22 de marzo de 2023

La invitación

En muchos aspectos, el proceso de pago de una construcción es similar a la organización de una fiesta: ambas actividades exigen una planificación cuidadosa y el intercambio de información entre múltiples partes interesadas. Sin embargo, antes de que puedan comenzar las festividades, el anfitrión debe correr la voz y todo eso comienza con la invitación. Mientras que algunos pueden subestimar la importancia de acertar con la invitación, se trata de un primer paso fundamental que marca el tono de todo el evento.

Al igual que el anfitrión de una fiesta crearía una lista de invitados y enviaría las invitaciones, el contratista general inicia el proceso de pago de una construcción invitando al contratista especializado a solicitar el pago por el trabajo realizado y los materiales proporcionados. Las solicitudes de pago presentadas por los contratistas especializados al contratista general son un paso clave del proceso de pago de una construcción.

Hoy en día, muchos organizadores de fiestas pueden optar por utilizar un servicio digital en vez de enviar invitaciones tradicionales en papel para gestionar mejor las confirmaciones de asistencia, la comunicación con los invitados y los recordatorios del evento. Con Procore Pay, el administrador de pagos designado por el contratista general puede iniciar la invitación para enviar una solicitud de pago directamente desde la plataforma. Al igual que una invitación digital, la invitación del contratista general se envía al contratista especializado como un enlace seguro por correo electrónico. A continuación, se le pedirá al contratista especializado que inicie sesión en Procore o que cree una nueva cuenta en la plataforma si aún no lo ha hecho.

Con su cuenta de Procore dedicada, el contratista especializado puede responder las invitaciones de diferentes contratistas generales desde un único inicio de sesión. Además de ofrecer una mejor experiencia para el usuario, la plataforma de Procore también brinda a los contratistas especializados una base central única para almacenar los datos bancarios necesarios y la información del proyecto.

Mediante la función Gestión de facturas de Procore incluida con Procore Pay, el contratista general también puede administrar las invitaciones y las solicitudes de pago de forma más eficiente, así como realizar un seguimiento de ellas. A través de la plataforma de Procore, los contratistas generales pueden garantizar que las solicitudes de pago se envíen de manera periódica, reducir el riesgo de retrasos en los pagos y proporcionar a los contratistas especializados una interfaz familiar.

"Hemos ahorrado decenas de horas cada mes al enviar los importes correctos en las facturas desde el principio, lo que eliminó la necesidad de hacer dos o tres rondas de revisiones", afirmó Erik Feld, gerente de proyecto y director de Operaciones Técnicas de TruEdge Builds.

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22 de febrero de 2023

En la conferencia Groundbreak del año pasado, presentamos Procore Pay, un nuevo servicio que se lanzará en 2023 y que fue diseñado para resolver uno de los principales problemas financieros en el sector de la construcción: el proceso de pagos.

A lo largo del ciclo de vida de un proyecto de construcción, el dinero fluye a través de la cadena de valor: del inversor al desarrollador, y de ahí al contratista general, los contratistas especializados, los proveedores de materiales y los trabajadores de campo. Pocos obstáculos son tan grandes a la hora de asumir más trabajo como el impacto de un proceso de pago lento.

Este proceso es sumamente complejo, ya que se necesitan requisiciones hechas a mano, retenciones, renuncias de derechos de gravamen y otros documentos de cumplimiento antes de que pueda moverse un solo dólar. Incluso cuando el dinero ya empieza a moverse, el contratista general debe seguir presentando toda la documentación necesaria antes de poder enviar su siguiente solicitud de pago al desarrollador.

La construcción es uno de los sectores que más tarda en pagar a nivel mundial, con un plazo promedio de 83 días desde el envío de la factura. Además, según el Informe nacional sobre pagos en la construcción de 2020, el 80 % de las compañías afirman dedicar una cantidad significativa de tiempo a reclamar los pagos.

Procore Pay implementará un enfoque moderno a los pagos. Está diseñado para satisfacer las necesidades específicas del sector de la construcción, ya que permite mantener un flujo de caja más sólido en los proyectos y proporcionará flujos de trabajo más sofisticados, como pagos conjuntos y recopilación de renuncias de subniveles. Y, con métodos de solicitud de pago y revisión más seguros, Procore Pay también puede ayudar a minimizar la posibilidad de fraude.

"Tendría un gran impacto para todo el sector si lográramos llegar a un punto en el que realmente existiera confianza a lo largo de toda la cadena de valor. Y creo que buena parte de la solución pasa por un tema cultural, y tal vez también por la forma en que estructuramos nuestros contratos. Pero creo que la tecnología puede ayudar mucho con eso, y me alegra saber que [Procore] ya está trabajando en ello". Sarah Bush, Landis Construction

Otros clientes de Procore han compartido su entusiasmo sobre los siguientes aspectos:

• Reducir los problemas relacionados con los pagos al acelerar la revisión de las facturas y la recopilación de documentos de cumplimiento.

• Ahorrar tiempo al eliminar una solución de pago independiente de la pila informática y el ingreso de datos duplicado o el mantenimiento de la integración asociados.

• Agilizar la recopilación de renuncias de derecho de gravamen a través de un intercambio automatizado de dichas renuncias.

Compartiremos más información durante los meses previos al lanzamiento de Procore Pay a finales de este año. Vuelve a visitar esta página para obtener más información o recibe las novedades en tu bandeja de entrada registrándote en la lista de Procore Pay.