AKTUALISIERT: 4. September 2023

Der Launch

Heutzutage ist die Zahlungsabwicklung ein Alptraum aus Papierkram, mangelnder Transparenz und nicht zusammenhängenden Systemen. Im vergangenen Jahr haben wir hart daran gearbeitet, den Zahlungsprozess zu automatisieren und zu zentralisieren, damit die Benutzer volle Transparenz über den gesamten Zahlungsfluss haben.

Bei Groundbreak 2022 haben wir Procore Pay offiziell angekündigt – die einzige Zahlungslösung aufbauend auf der Procore-Plattform, die alle Aspekte des Zahlungsprozesses zwischen Generalunternehmern und Subunternehmern abwickelt. Ein Jahr später, zu Groundbreak 2023, haben wir stolz verkündet, dass Procore Pay jetzt für ausgewählte Generalunternehmer in den Vereinigten Staaten offiziell verfügbar ist.

Procore Pay verbindet Daten der Procore-Projektmanagement- und Finanzmanagementlösungen, sodass die Benutzer einfach alle benötigten Informationen aufrufen und an einem zentralen Ort Zahlungsentscheidungen treffen können. Außerdem optimiert Procore jeden Schritt des Zahlungsprozesses und trägt dazu bei, dass alles korrekt ist und für alle Beteiligten wertvolle Zeit gespart wird. Weitere Informationen über

AKTUALISIERT: 15. Juni 2023

Der Austausch

Nach Abschluss der Feierlichkeiten ist es an der Zeit, die harte Arbeit und die Dienstleistungen der Partyveranstalter zu bezahlen. Diese finanziellen Verpflichtungen müssen ordnungsgemäß beglichen werden, um gute Beziehungen zu den Lieferanten zu pflegen und dafür zu sorgen, dass auch zukünftige Partys ein Erfolg werden.

Sobald alle Punkte auf der Checkliste für Zahlungsanforderungen abgehakt sind, sollten wir alles Nötige haben, um Subunternehmer für ihre Beiträge zum Projekt zu bezahlen. Verschicken wir also einfach den Scheck per Post?

Nicht so schnell. Automated Clearing House (ACH) ist die bevorzugte Zahlungsmethode, um sich vor Betrug zu schützen und für eine rechtzeitige Bereitstellung der Gelder zu sorgen. Die durchschnittliche Außenstandsdauer des Vertriebs (DSO) im Baugewerbe beträgt 90 Tage, daher ist es entscheidend, dass wir alles für eine beschleunigte Zahlung tun. In Bezug auf Betrugsfälle haben einem Kroll Global Fraud Report zufolge 75 % der Bau-, Ingenieur- und Infrastrukturunternehmen im vergangenen Jahr einen Betrugsfall erlebt, und das Baugewerbe weist nach dem Einzelhandel die zweithöchste Zahl der Betrugsfälle aller Branchen auf.

ACH-Zahlungen zeichnen sich durch ein hohes Maß an Sicherheit aus, vor allem wenn sie verschlüsselt über sichere Server abgewickelt werden. Schecks sind eine weniger sichere Zahlungsform, da sie manuell als physische Dokumente versandt werden, die von böswilligen Akteuren verändert werden können. Außerdem werden bei der Ausstellung eines Schecks die Bankleitzahl und die Kontonummer an die Mitarbeiter und Scheckempfänger weitergegeben.

Zusätzlich zur ACH-Zahlungssicherheit führt Procore Pay zwei neue rollenbasierte Zugriffskontrollkategorien (RBAC) ein, die beide eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) erfordern. Bei der Sicherheit von Computersystemen ist RBAC ein Ansatz zur Beschränkung des Systemzugangs auf autorisierte Benutzer, während MFA dazu beiträgt, dass diese Benutzer beim Anmelden und Durchführen sensibler Geschäftsaktivitäten überprüft werden.

Procore Pay erleichtert auch nahtlos den Austausch von Zahlungen und Pfandrechtsverzichten zwischen Fach- und Generalunternehmern. Da dieser Prozess auf der Procore-Plattform abläuft, müssen keine zusätzlichen Systeme erlernt und übernommen werden. Wenn ein Subunternehmer eine Rechnung einreicht, legt er auch einen bedingungslosen Pfandrechtsverzicht für den laufenden Abrechnungszeitraum vor. Procore sperrt dann die Unterschrift auf dieser Verzichtserklärung und gibt sie frei, sobald die Zahlung auf das hinterlegte Bankkonto des Subunternehmers eingeleitet wurde. Auf diese Weise entfällt die Jagd nach dem Pfandrechtsverzicht nach der Zahlung.

„Wir haben eine Software eines Drittanbieters, die wir außerhalb von Procore nutzen und die unseren Prozess der Pfandrechtsfreigabe verwaltet und uns etwa 18.000 Dollar pro Jahr kostet“, so Tiffanie Artigas, Director of Operational Excellence bei Verdex Construction. „Das wird die erste unmittelbare Einsparung sein, die wir spüren können, und das ist eine wirklich große Veränderung.“

AKTUALISIERT: 18. April 2023

Die Checkliste

Um unsere Analogie fortzusetzen und den Prozess der Baufinanzierung mit der Veranstaltung einer Party zu vergleichen, umfasst die Planung für jede Feier eine Liste von Anforderungen wie Dekoration, Hors d'oeuvres und Musik. Der beste Weg, organisiert zu bleiben, ist das Erstellen einer Checkliste, damit alles Nötige vorhanden ist. Sonst kann man leicht Wichtiges übersehen und noch leichter vergessen, wer freiwillig etwas mitbringen wollte. Für die erfolgreiche Durchführung ist die lückenlose Organisation entscheidend.

Ähnlich wie ein Partyveranstalter eine Liste mit den Bedürfnissen der Gäste erstellt und sie an diese weitergibt, gibt ein Generalunternehmer eine Liste mit den Zahlungsanforderungen an die Fachunternehmer weiter. Die Punkte auf der Checkliste, wie z. B. eine aktualisierte Versicherungsbescheinigung, ein bedingter Pfandrechtsverzicht und andere Unterlagen zur Einhaltung der Vorschriften, sind entscheidend für die rechtzeitige Zahlung. Indem die Checkliste für Transparenz und Sichtbarkeit bei den entsprechenden Stakeholdern sorgt, hilft sie ihnen zu verstehen, welche Elemente bereits erledigt wurden und welche noch benötigt werden.

Manche Partyplaner wählen einen entspannteren Ansatz, indem sie sich auf frühere Partyerfahrungen oder eine einfache Aufforderung in der Einladung verlassen, um den Teilnehmern mitzuteilen, was sie mitbringen müssen. Procore Pay verfolgt einen proaktiveren Ansatz, indem es die Checkliste für Zahlungsanforderungen einsetzt, die sowohl dem General- als auch dem Fachunternehmer Einblick in alle Zahlungsanforderungen auf Ebene der Kreditorenverträge, der Rechnung und des Pfandsrechtsverzichts gibt. Diese bequeme Listenansicht vereinfacht das Sammeln der erforderlichen Dokumente und bietet einen Überblick über die Erledigung der wichtigsten Meilensteine, die zur Zahlungsbearbeitung erforderlich sind.

Die Rechnungsprüfung beginnt und endet mit der Checkliste für die Zahlungsbedingungen, die entsprechend den Anforderungen des Generalunternehmers konfiguriert werden kann. Sie eignet sich auch, um Zahlungen aus einem beliebigen Grund, der nicht in den vorkonfigurierten Zahlungsbedingungen enthalten ist, manuell zurückzuhalten. Die Elemente werden nach und nach abgehakt, bis alle Voraussetzungen für die Zahlung erfüllt sind.

„Wir lieben die Checkliste für Zahlungsanforderungen. Ein Teil davon läuft automatisch, ein Teil manuell, und wenn die Anforderungen erfüllt sind, sehen Sie ein grünes Häkchen“, so Tiffanie Artigas, Director of Operational Excellence bei Verdex Construction. „Sie ist für die Bedürfnisse unseres Unternehmens konfiguriert, und unsere Spezialunternehmer können auf das Dashboard zugreifen, um leicht zu sehen, was noch aussteht. Das spart uns Zeit bei der Beantwortung der immer gleichen Fragen, denn sie können direkt dort nachsehen, worauf wir warten.“

AKTUALISIERT: 22. März 2023

Die Einladung

In vielerlei Hinsicht ähnelt das Zahlungsverfahren im Baugewerbe dem Veranstalten einer Party, denn beide Vorhaben erfordern eine sorgfältige Planung und den Austausch von Informationen zwischen mehreren Stakeholdern. Bevor die Feierlichkeiten jedoch beginnen können, muss der Gastgeber darüber informieren, und das beginnt mit der Einladung. Auch wenn manche die Bedeutung der richtigen Einladung unterschätzen, so ist sie doch ein wichtiger erster Schritt, der den Ton für die gesamte Veranstaltung vorgibt.

So wie ein Partyveranstalter eine Gästeliste erstellt und eine Terminankündigung verschickt, beginnt der Generalunternehmer den Zahlungsprozess für den Bau, indem er den Fachunternehmer einlädt, die Zahlung für die geleistete Arbeit und die gelieferten Materialien zu beantragen. Rechnungs-Begleitblätter, die von Fachunternehmen beim Generalunternehmer eingereicht werden, sind ein wesentlicher Bestandteil des Bauzahlungsverfahrens.

Heutzutage entscheiden sich viele Partyplaner für einen digitalen Dienst, anstatt herkömmliche Papiereinladungen zu verschicken, um die Einladungen, die Kommunikation mit den Gästen und die Erinnerungen an die Veranstaltung besser verwalten zu können. Mit Procore Pay kann die Aufforderung zum Einreichen eines Rechnungs-Begleitblatts vom designierten Zahlungsadministrator des Generalunternehmers auf der Procore-Plattform initiiert werden. Ähnlich wie bei einer digitalen Einladung wird die Einladung des Generalunternehmers dem Fachunternehmer als sicherer Link per E-Mail zugestellt. Der Fachunternehmer wird dann aufgefordert, sich bei Procore anzumelden oder ein neues Procore-Konto zu erstellen, falls noch nicht geschehen.

Mit seinem speziellen Procore-Konto kann der Fachunternehmer dann von einer einzigen Anmeldung aus auf die Einladungen mehrerer Generalunternehmer reagieren. Procore schafft nicht nur eine bessere Benutzerfreundlichkeit, sondern bietet Fachunternehmern auch einen zentralen Hub, um notwendige Bankdaten und Projektinformationen zu speichern.

Mit der in Procore Pay enthaltenen Funktion Procore-Rechnungsmanagement kann der Generalunternehmer auch Einladungen und Rechnungs-Begleitblätter effizienter verwalten und nachverfolgen. Über die Procore-Plattform können Generalunternehmer sicherstellen, dass Rechnungs-Begleitblätter regelmäßig eingereicht werden, das Risiko von Zahlungsverzögerungen verringern und Fachunternehmern eine vertraute Benutzeroberfläche bieten.

„Wir haben jeden Monat Dutzende von Stunden gespart, weil wir die richtigen Rechnungsbeträge gleich beim ersten Mal eingereicht haben und nicht mehr zwei oder drei Überarbeitungsrunden durchführen mussten“, so Erik Feld, Projektmanager und Leiter technische Betriebsabläufe bei .

22. Februar 2023

Auf der letzten Groundbreak-Konferenz haben wir Procore Pay vorgestellt, einen neuen Dienst, der 2023 auf den Markt kommt und einen der größten finanziellen Probleme im Baugewerbe lösen soll – den Zahlungsprozess.

Während des gesamten Lebenszyklus eines Bauprojekts bewegt sich das Geld durch die Wertschöpfungskette, vom Kreditgeber über den Auftraggeber und den Generalunternehmer bis hin zu Fachunternehmen, Materialzulieferern und den Baustellenarbeitern. Es gibt nur wenige größere Hindernisse für die Übernahme weiterer Arbeiten als die Auswirkungen eines langsamen Zahlungsprozesses.

Dieser Prozess ist äußerst komplex, denn bevor auch nur ein einziger Euro bewegt werden kann, sind Bleistiftrechnungsstellung, Einbehalte, Pfandsrechtsverzichte und andere Dokumente zur Konformität mit den Vorschriften vorzulegen. Und selbst wenn das Geld zu fließen beginnt, muss der Generalunternehmer weiterhin alle erforderlichen Dokumente vorlegen, bevor er das nächste Rechnungs-Begleitblatt beim Auftraggeber einreichen kann.

Das Baugewerbe ist eine der am langsamsten zahlenden Branchen der Welt, mit einer durchschnittlichen Zahlungsfrist von 83 Tagen ab Rechnungsversand. Laut dem 2020 National Construction Payment Report geben 80 Prozent der Unternehmen an, dass sie einen beträchtlichen Teil ihrer Zeit mit dem Eintreiben von Zahlungen verbringen.

Procore Pay bietet einen modernen Ansatz für Zahlungen. Es wurde entwickelt, um die besonderen Anforderungen der Baubranche zu erfüllen, einen besseren Projekt-Cashflow aufrechtzuerhalten und ausgefeiltere Workflows wie gemeinsame Prüfungen und die Einziehung von Verzichtserklärungen von Unterauftragnehmern zu ermöglichen. Und mit sichereren Methoden für das Beantragen und Prüfen von Zahlungen kann Procore Pay auch dazu beitragen, die Betrugswahrscheinlichkeit zu minimieren.

„Es wäre für die ganze Branche von enormer Bedeutung, wenn wir es schaffen würden, in der gesamten Wertschöpfungskette echtes Vertrauen zu schaffen. Und ich denke, ein Großteil der Lösung ist kultureller Natur, und möglicherweise liegt ein Teil davon darin, wie wir unsere Verträge strukturieren. Aber ich glaube, dass die Technologie zu dieser Lösung beitragen kann, und ich bin wirklich froh, dass [Procore] daran arbeitet.“ – Sarah Bush, Landis Construction

Andere Kunden von Procore brachten ihre Begeisterung über Folgendes zum Ausdruck:

  • Verringerung der Reibungsverluste bei der Zahlung durch eine beschleunigte Rechnungsprüfung und Erfassung von Dokumenten zur Konformität.

  • Zeitersparnis durch den Wegfall einer separaten Zahlungslösung und der damit verbundenen doppelten Dateneinträge oder Integrationspflege.

  • Rationalisiertes Erfassen von Pfandrechtsverzichten durch einen automatisierten Austausch.

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