Procore Pay : Introduction d'une approche moderne aux paiements en construction

MISE À JOUR : 4 septembre 2023

Le lancement

De nos jours, les paiements sont un cauchemar de paperasse qui manque de visibilité et qui se déroule sur des systèmes distincts. Cette année, nous avons travaillé fort pour automatiser et centraliser le processus de paiement afin que les utilisateurs puissent profiter d'une transparence totale des processus de paiement.

À Groundbreak 2022, nous avons formellement annoncé le lancement de Procore Pay, la seule solution de paiement intégrée à la plateforme Procore qui gère tous les aspects du processus de paiement entre les entrepreneurs généraux et les sous-traitants. Un an plus tard, à Groundbreak 2023, nous avons fièrement annoncé que Procore Pay était désormais disponible pour certains entrepreneurs généraux aux États-Unis.

Procore Pay connecte les données des solutions Gestion de projet et Gestion financière de Procore afin que les utilisateurs puissent facilement accéder, à un seul endroit, à toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions de paiement. De plus, Procore rationalise toutes les étapes du processus de paiement afin d'aider à ce que toutes les données soient exactes et que tout le monde gagne du temps. En savoir plus sur

MISE À JOUR : 15 juin 2023

L'échange

Après la fin des festivités vient le temps de payer les fournisseurs tiers pour leur travail acharné et leurs services. Il est essentiel que ces obligations financières soient réglées adéquatement afin de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et de vous assurer que vos prochaines fêtes soient tout aussi réussies.

De même, lorsque tous les items de la liste de vérification des exigences de paiement sont cochés, nous devrions disposer de tout ce dont nous avons besoin pour pouvoir envoyer le paiement au sous-traitant pour sa contribution au projet. Nous n'avons qu'à poster le chèque, non?

Pas si vite. La chambre de compensation automatisée est la méthode de paiement de préférence pour protéger contre la fraude et garantir la livraison des fonds en temps opportun. Le délai moyen de recouvrement des créances clients dans l'industrie de la construction est de 90 jours, il est donc crucial que nous fassions tout en notre pouvoir pour accélérer le paiement. Quant à la fraude, un rapport mondial sur la fraude, de Kroll, a indiqué que 75 % des entreprises de construction, de génie et d'infrastructure ont subi un incident de fraude dans la dernière année, et que le secteur de la construction a le deuxième taux d'incidence de fraude après l'industrie de la vente au détail.

Les paiements par chambre de compensation automatisée ont un haut niveau de sécurité, surtout lorsqu'ils sont traités avec du chiffrement et des serveurs sécurisés. Les chèques sont une forme de paiement moins sécurisée, car il s'agit de documents physiques qui peuvent être altérés par des acteurs malveillants. De plus, lorsqu'un chèque de paiement est émis, le numéro d'acheminement et le numéro de compte bancaire sont révélés aux employés et aux destinataires du chèque.

En plus de la sécurité des paiements par chambre de compensation automatisée, Procore Pay introduit deux nouvelles catégories de contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC) qui exigent toutes les deux une authentification multifacteur (AMF). Dans le domaine de la sécurité informatique, le RBAC est une approche qui limite l'accès au système aux utilisateurs autorisés, alors que l'AMF aide à s'assurer que ces utilisateurs sont vérifiés lorsqu'ils se connectent et lorsqu'ils gèrent des activités commerciales sensibles.

Procore Pay simplifie également l'échange de paiement et de renonciations de privilège entre les entrepreneurs généraux et spécialisés. Comme ce processus se fait sur la plateforme Procore, il n'y a aucun autre système à apprendre et à adopter. Lorsqu'un sous-traitant envoie une facture, il envoie également une renonciation de privilège inconditionnelle pour la période de facturation actuelle. Procore verrouille alors la signature de cette renonciation et la libère une fois le paiement vers le compte bancaire du sous-traitant entamé. Cette approche élimine effectivement la quête des renonciations de privilège après le paiement.

« Nous utilisons un logiciel tiers qui fonctionne en dehors de Procore et qui gère notre processus d'émission des renonciations et qui nous coûte 18 000 $ par année », a dit Tiffanie Artigas, directrice de l'excellence opérationnelle chez Verdex Construction. « Il s'agira des premières économies directes que nous pourrons reconnaître, et c'est un gros changement. »

MISE À JOUR : 18 avril 2023

La liste de vérification

Pour continuer avec la métaphore comparant le processus de paiement en construction à une fête, la planification de n'importe quelle célébration comprendra une liste d'exigences comme des décorations, des hors-d'œuvre et de la musique. La meilleure manière de rester organisé est de créer une liste de vérification afin de s'assurer que nous avons tout ce dont nous avons besoin. Sinon, il est facile d'oublier quelque chose d'important et encore plus facile d'oublier qui s'est porté volontaire pour amener quelque chose. Il est crucial de rester organisé pour une exécution réussie.

De la même manière que l'hôte d'une fête crée une liste des besoins pour la soirée et l'envoie aux participants, un entrepreneur général envoie une liste des exigences de paiement aux entrepreneurs spécialisés. Les items sur la liste de vérification, comme un certificat d'assurance mis à jour, une renonciation de privilège conditionnelle et d'autres documents de conformité sont critiques pour assurer la ponctualité du paiement. En offrant de la transparence et de la visibilité aux bons intervenants du projet, la liste de vérification aide ces intervenants à comprendre quels items ont déjà été collectés et ceux qui doivent encore l'être.

Certaines personnes, lorsqu'elles planifient une fête, adoptent une approche plus détendue et se fient à leurs expériences passées ou à une simple indication aux invités de ce qu'ils doivent amener. Procore Pay adopte une approche plus proactive en utilisant la liste de vérification des exigences de paiement, qui offre à l'entrepreneur général et à l'entrepreneur spécialisé une visibilité de toutes les exigences de paiement aux niveaux de l'engagement, de la facturation et de la renonciation de privilège. Cet affichage de liste pratique simplifie la collecte des documents nécessaires et offre des informations sur l'achèvement des jalons clés nécessaires pour que le paiement soit traité.

L'examen de la facture commence et se termine avec la liste de vérification des exigences de paiement, qui peut être configurée pour respecter les besoins de l'entrepreneur général et qui peut également servir à retenir manuellement un paiement pour une raison autre que les exigences de paiement préconfigurées. Les items sont cochés au fur et à mesure qu'ils sont terminés jusqu'à ce que toutes les conditions du paiement soient respectées.

« Nous adorons la liste de vérification des exigences de paiement. Certaines parties sont automatiques, certaines sont manuelles et au fur et à mesure que les exigences sont respectées, on peut voir les coches vertes », a raconté Tiffanie Artigas, directrice de l'excellence opérationnelle chez Verdex Construction. « Elle correspond aux besoins de notre entreprise et nos entrepreneurs spécialisés peuvent facilement accéder à ce tableau de bord pour voir ce qu'il manque. Elle nous sauve le temps de remplir les mêmes questions encore et encore, car on peut juste aller regarder ce qu'il manque. »

MISE À JOUR : 22 mars 2023

L'invitation

Sur plusieurs plans, le processus de paiement en construction est similaire à l'organisation d'une fête; les deux ont besoin d'une planification rigoureuse et d'un échange d'informations entre de nombreux intervenants. Avant que les festivités ne commencent, cependant, l'hôte doit parler de sa fête, et ça commence par les invitations. Bien que certains sous-estiment l'importance de bien faire les invitations, il s'agit d'une première étape cruciale qui définit l'ambiance de tout l'événement.

Tout comme l'hôte de la fête qui doit créer une liste d'invités et envoyer les dates à réserver, l'entrepreneur général commence le processus de paiement de construction en invitant l'entrepreneur spécialisé à demander un paiement pour les travaux effectués et les matériaux fournis. Les demandes de paiement soumises par les entrepreneurs spécialisés à l'entrepreneur général sont une partie essentielle du processus de paiement de construction.

De nos jours, les personnes qui organisent des fêtes utilisent souvent des services numériques plutôt que des invitations papier pour pouvoir mieux gérer les présences, la communication avec les invités et les rappels de l'événement. Grâce à Procore Pay, l'invitation à soumettre une demande de paiement peut être lancée par l'administrateur de paiement désigné par l'entrepreneur général depuis la plateforme Procore. Tout comme les invitations numériques, l'invitation de l'entrepreneur général est envoyée à l'entrepreneur spécialisé par courriel, au moyen d'un lien sécurisé. L'entrepreneur spécialisé est alors invité à se connecter à Procore ou à créer un nouveau compte Procore s'il ne l'a pas déjà fait.

Avec son compte Procore dédié, l'entrepreneur spécialisé peut alors répondre aux invitations de plusieurs entrepreneurs généraux en une seule session de connexion. En plus de créer une meilleure expérience utilisateur, Procore offre aux entrepreneurs spécialisés un endroit central où stocker les coordonnées bancaires et les informations sur le projet.

En utilisant la fonctionnalité Gestion des factures Procore incluse dans Procore Pay, l'entrepreneur général peut également envoyer et suivre les invitations et les demandes de paiement plus efficacement. Grâce à la plateforme Procore, les entrepreneurs généraux peuvent s'assurer que les demandes de paiement sont soumises régulièrement, réduire les risques de retards de paiement et offrir aux entrepreneurs spécialisés une interface utilisateur familière.

« Nous avons économisé des dizaines d'heures chaque mois en soumettant les bons montants de facture du premier coup, et avons éliminé le besoin de réviser deux ou trois fois », a dit Erik Feld, chef de projet et directeur des opérations techniques à .

22 février 2023

Lors de la conférence Groundbreak de l'an dernier, nous avons dévoilé Procore Pay, un nouveau service déployé en 2023, conçu pour régler l'un des principaux problèmes financiers dans l'industrie de la construction : le processus de paiement.

Lors du cycle d'un projet de construction, l'argent se déplace dans la chaîne de valeur, du prêteur au donneur d'ouvrage, à l'entrepreneur général, aux entrepreneurs spécialisés, aux fournisseurs de matériaux et aux travailleurs de chantier. Peu d'obstacles ont un impact sur l'acceptation de nouveaux travaux similaire à celui des processus de paiement lents.

Le processus est très complexe et exige, avant que le moindre dollar puisse bouger, des factures au crayon, des retenues de garantie, des renonciations de privilège et d'autres documents de conformité. De plus, même lorsque l'argent commence à bouger, l'entrepreneur général doit continuer à fournir tous les documents nécessaires avant de pouvoir soumettre leur prochaine demande de paiement au donneur d'ouvrage.

La construction est l'un des domaines où les paiements sont effectués le moins rapidement à l'échelle mondiale, avec un temps moyen de paiement de 83 jours à partir de l'envoi de la facture, et ce, dans l'ensemble du secteur. De plus, selon le rapport national sur les paiements dans l'industrie de la construction en 2020, 80 % des entreprises déclarent dépenser un montant important dans le but de recueillir les paiements qui leur sont dus.

Procore Pay offrira une approche moderne aux paiements. La plateforme est conçue pour répondre aux besoins uniques de l'industrie de la construction en aidant à maintenir des flux de trésorerie de projet sains et en offrant des flux de travail plus complexes, comme les chèques communs et la collecte de dérogations de sous-niveau. De plus, grâce aux demandes de paiement et aux méthodes d'examen plus sécuritaires, Procore Pay peut également contribuer à réduire les risques de fraude.

« L'industrie serait chamboulée si nous pouvions atteindre un point où la confiance se trouve partout dans la chaîne de valeur. Je pense que la plupart des solutions seraient culturelles, et quelques-unes se trouveraient probablement dans la structure de nos contrats. Cependant, je pense que la technologie peut contribuer à cette solution et je suis très heureuse que [Procore] travaille dans ce domaine. » –  Sarah Bush, Landis Construction

D'autres clients de Procore ont fait part de leur excitation à propos de :

• La réduction de la friction des paiements grâce à l'accélération de l'examen des factures et la collecte des documents de conformité.

• L'économie de temps grâce à l'élimination du besoin d'une solution de paiement distincte de la pile technologique et des entrées de données doubles qui y sont associées, et de l'entretien de l'intégration.

• La rationalisation de la collecte de renonciation de privilège au moyen d'un échange automatisé de renonciations de privilège.