Comment obtenir une visibilité en temps réel et prendre des décisions financières plus judicieuses

Défi

Verve Concepts se distingue dans l'environnement dynamique et sous haute pression du secteur de la construction multi-résidentielle haut de gamme, avec un souci de qualité, d'excellence et du détail. L'entreprise a compris qu'elle pouvait atteindre ces objectifs en ayant recours à des outils numériques. Toutefois, elle a rencontré des difficultés pour vérifier que la documentation était à jour et pertinente. Verve avait besoin d'une solution de gestion documentaire qui lui permettrait de rationaliser la documentation de ses projets et de la partager avec les équipes de chantier et de projet le plus rapidement possible. En raison de l'attention portée aux détails et à la qualité des matériaux, les erreurs pouvaient être onéreuses.

Solution

À l'origine, l'entreprise Verve s'était tournée vers Procore pour répondre à ses besoins de gestion documentaire, mais s'est rapidement rendu compte des fonctionnalités robustes de gestion des coûts de la plateforme, qu'elle a adoptée pour remplacer ses anciens modèles et autres logiciels. Aujourd'hui, Procore joue un rôle essentiel dans la rationalisation de la gestion des coûts dans l'ensemble de ses projets. L'entreprise a d'ailleurs renforcé cet aspect en utilisant Procore comme plateforme opérationnelle dans tous ses services. En adoptant un mode de travail entièrement numérique, Verve a pu dématérialiser ses opérations au bureau et sur le chantier, l'aidant à atteindre ses objectifs de développement durable.

Résultats

• 20 heures de tâches administratives financières en moins par semaine
• 40 % d'erreurs en moins dans les rapports financiers
• 30 % d'efficacité en plus dans le processus de demande de paiement

Gestion financière simplifiée

Les solutions de gestion des coûts de Procore accompagnent Verve depuis plus de cinq ans. Leur principal avantage ? La transparence qu'elles apportent. « L'outil Finances nous offre un instantané à jour de chaque projet et de son intégrité », explique Carly Doyle, responsable des opérations chez Verve. « Il nous permet à la fois d'assurer la cohérence entre tous les projets et de consacrer moins de temps à la saisie manuelle. Je pense que, sans cet outil, nos équipes commerciales et d'approvisionnement ne seraient plus en mesure d'opérer efficacement aujourd'hui. » L'utilisation de codes de coûts dans les budgets Procore a aidé Verve à suivre et normaliser les informations sur les coûts pour l'ensemble des projets.

Chaque membre de l'équipe et intervenant impliqué dans les projets de Verve peut accéder à Procore à l'aide d'un ordinateur portable ou d'un appareil mobile, que ce soit sur le chantier, au bureau ou à domicile en cas de télétravail. L'accès à ces données permet à l'équipe de gagner en productivité et de se concentrer davantage sur les détails les plus importants du projet. « Lorsque l'on recherche des informations, il n'y a pas besoin de passer des appels ou d'envoyer des e-mails, des tâches qui nous feraient perdre un temps précieux. Tout est disponible dans l'application Procore », indique Carly Doyle.

En disposant de toutes ces données en un seul et même endroit, l'entreprise économise environ 20 heures en tâches administratives par semaine. Procore a également réduit d'environ 40 % les erreurs liées à la gestion des coûts, grâce à ses flux de travail et modèles cohérents. En outre, les flux de travail garantissent que la totalité des ordres de Verve est approuvée par les parties concernées avant l'avancement des travaux.

En assurant toute la gestion via l'outil Finances de Procore, toutes les équipes peuvent passer en revue les données pour rapidement localiser les éléments et comprendre les implications commerciales en un coup d'œil. Cette transparence s'étend à l'ensemble de l'entreprise, des sous-traitants sur le chantier aux cadres supérieurs. « L'équipe peut consulter des données en temps réel à n'importe quel moment, raconte la responsable des opérations. Nous pouvons suivre directement les coûts et détecter tôt dans le processus tout problème ou écart. »

Automatisation et efficacité des demandes de paiement

La flexibilité de Procore lui permet de s'adapter à chaque mode de travail d'une entreprise, une qualité que souligne l'équipe Verve. En outre, la personnalisation de l'outil Budget de Procore a permis de s'adapter aux processus de Verve et a offert un gain de temps au niveau de la gestion des factures. Les demandes de paiement et les certificats sont créés à l'aide de Procore avant leur émission, afin de s'assurer que les sous-traitants et les équipes commerciales et comptables respectent le processus de demande de paiement et de facturation. Résultats : une réduction des risques et la mise en place d'un processus clair et rationalisé, dans lequel toutes les parties sont au courant du statut à chaque étape, ce qui apporte clarté et confiance.

Cette automatisation a rationalisé le processus de gestion des comptes et de collaboration avec les sous-traitants : le processus de demande de paiement normalisé a augmenté l'efficacité d'environ 30 %. Une fois encore, l'utilisation de Procore a amélioré la transparence, car les sous-traitants savent qu'ils doivent suivre le processus. « Nous visons à passer le plus possible par Procore », affirme Abi Paxton, coordinatrice des opérations chez Verve. « Aujourd'hui, tous nos sous-traitants sont impliqués et constatent à quel point cela rationalise les projets. Rien ne se perd dans les chaînes d'e-mails. »

Des renseignements plus détaillés à partir de données plus riches

Verve s'appuie sur Procore pour gérer ses activités financières qui sous-tendent ses activités de développement, et explore désormais des moyens d'inclure d'autres parties du pipeline de la construction dans cette prise en charge. L'entreprise examine comment l'outil Gestion des appels d'offres améliorera le passage des étapes d'appels d'offres et de pré-construction d'un projet à l'étape de construction. « En développant notre gestion des appels d'offres, nous pourrons tirer pleinement parti de Procore dans nos projets, déclare la coordinatrice des opérations. Nous pourrons ainsi nous aligner sur les autres processus de l'entreprise et bénéficier de transitions plus fluides lors du lancement de nouveaux projets. »

En outre, Verve prévoit d'utiliser Procore Analytics afin de bénéficier d'une meilleure visibilité sur les données des projets et de prendre des décisions commerciales clés en toute confiance et rapidité. Les données supplémentaires issues des étapes antérieures des projets étant disponibles sur la plateforme, l'équipe de gestion disposera de renseignements plus détaillés. « Nous sommes une entreprise moderne forte d'une culture d'amélioration continue. Procore nous accompagne et nous permet de nous développer à notre manière, sans imposer de limites qui entraveraient la personnalité de l'entreprise », explique Neil Adams, cofondateur et directeur de Verve. « Procore fait désormais partie intégrante des opérations de l'entreprise, renforçant tous les services et notre capacité à satisfaire nos clients. »