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Punch list de construcción: ¿Qué es una punch list de construcción?

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Introducción a las punch list de construcción: qué son y cómo utilizarlas

Cuando se administra un proyecto de construcción, puede parecer que las tareas nunca terminan. Surgen nuevos problemas que necesitan ser abordados y también hay antiguas tareas que se escabullen y requieren una revisión. Con tantas piezas móviles, necesitas algo que te ayuda y que te haga más fácil la revisión final de la obra. Esta es precisamente la función de una punch list, también conocida como lista de tareas pendientes o lista de control. 
En la administración de proyectos de construcción, las punch list son una práctica común para ayudarte a garantizar que todas las especificaciones del proyecto coincidan con el contrato. Aquí, veremos en detalle qué es una punch list, cómo interactúan con esta las partes interesadas y qué puedes hacer para mejorar el proceso de la punch list.

¿Qué es una punch list?

Una punch list es una lista detallada de las tareas pendientes que necesitan atención. Esta lista, que también se conoce como lista de tareas pendientes, lista de control, lista de problemas o lista de deficiencias, incluye todo trabajo que no se haya ejecutado de acuerdo con las especificaciones o cualquier elemento que necesite corrección, como instalaciones incorrectas o funcionalidad inadecuada del edificio. Los ítems de la punch list suelen ser arreglos menores, y esto se debe a que los problemas más grandes suelen ser urgentes y ya se han abordado a través de una orden de cambio. 

Aquí hay algunos ejemplos de ítems comunes de una punch list:

  • Reparar la ventana rota
  • Reemplazar los zócalos astillados
  • Retocar la pintura de los techos
  • Reemplazar el espejo agrietado del baño
  • Limpiar los escombros del patio trasero

Como puedes ver, una punch list se compone de pequeñas tareas que quedaron rezagadas y necesitan atención antes de una visita final a la obra, que a veces se conoce como "punch out". Con esto en mente, el objetivo de todo gerente de proyectos es "vaciar la punch list" antes de la visita final.

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¿Cómo interactúan las partes interesadas con una punch list?

Ninguna persona puede ser la única responsable de asegurarse de que todos los ítems se tachen o se eliminen de la punch list, ya que eso sería abrumador. Hay varias partes interesadas clave en el proceso de la punch list: los propietarios, los contratistas generales, los subcontratistas y los arquitectos. 

Propietario

La principal responsabilidad del propietario o del cliente es estar presente cerca del final del proyecto e inspeccionar el trabajo. A medida que el proyecto se acerca a su fin, el propietario debe visitar la obra para inspeccionar lo que se ha hecho. Este es un buen momento para que el propietario inspeccione el trabajo, haga preguntas y comunique cualquier indicación o petición final. Estos ítems pasan a formar parte de la punch list.

Contratista general

El contratista general desempeña muchas funciones en el proceso de la punch list. Dado que actúa como enlace entre el propietario, los subcontratistas y el arquitecto, es fundamental en todo el proceso. Estas son algunas de sus responsabilidades:

  • Incorporar las peticiones y los comentarios del propietario a la punch list.
  • Examinar lo que queda por hacer y añadir cualquier ítem adicional necesario a la lista de tareas.
  • Asignar las tareas y responsabilidades restantes a los subcontratistas.
  • Determinar una fecha realista de finalización del proyecto con base en la punch list y comunicar esa información a todas las partes implicadas.
  • Asegurar la finalización de la punch list antes de la visita final a la obra.

Subcontratistas 

Los subcontratistas recibirán una lista de tareas del contratista general y deberán abordar cada una de ellas en el plazo solicitado. Los subcontratistas también deben estar preparados para responder a cualquier pregunta en relación con estas partidas. Por ejemplo, si a un subcontratista se le asigna la reparación de grietas en el pavimento, el propietario o el contratista general podría preguntar cómo se hizo la reparación. 
También puede haber algunos casos en los que el subcontratista no haya ejecutado una tarea según las especificaciones exactas de la punch list. Esto puede deberse a que la solicitud no era viable y el subcontratista se basó en su experiencia y su buen juicio para realizar el trabajo de la manera más eficaz posible. En estos casos, el subcontratista debe estar preparado para explicar el cómo y el porqué de las modificaciones. 

Arquitecto

Durante la visita final de la obra, es necesaria la presencia del arquitecto para confirmar que lo que se construyó sea fiel al diseño. Antes de la visita final, el arquitecto también es responsable de aprobar cualquier cambio en el diseño de la construcción que sea necesario, y esto debe tenerse en cuenta durante la visita final.

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¿Cómo puede mejorarse el proceso de la punch list?

Las punch lists son fundamentales para cualquier proyecto de construcción. Mientras que una simple lista en un trozo de papel o una hoja de cálculo de Excel pueden ser suficientes, los grandes proyectos pueden tener extensos ítems de punch list que pueden perderse en el papel o en una hoja de cálculo. Hay maneras de hacer que el proceso de la punch list sea más fácil para ti y para todos los involucrados. 

  1. Documenta sobre la marcha. Aunque puede ser tentador posponer la creación de una punch list hasta el final, tu equipo trabajará más eficazmente si empieza a crear su punch list antes. Al poner en práctica una punch list desde el principio, también se establece una pauta en cuanto a las normas y el flujo de trabajo para todos los que participan en el trabajo. La documentación sobre la marcha se conoce como método "punch list dinámica" o "punch list sobre la marcha". Este método implica un poco más de trabajo por adelantado con comprobaciones constantes de las tareas y el avance del trabajo, pero finalmente da sus frutos. 
  2. Asigna las tareas a la persona adecuada. A veces, los ítems se añaden a la lista de tareas en un arrebato. Todo el mundo sabe que hay que hacerlo cuanto antes, pero no saben quién es el responsable. Sin importar lo grande o pequeña que sea la tarea, cada elemento de la punch list debe asignarse a una persona concreta. Si se trata de una tarea en la que participan varias personas, asegúrate de asignar funciones claras. Por ejemplo, si se asignan tres subcontratistas a una tarea, ¿hay alguien que deba asumir el liderazgo y la responsabilidad de la tarea? Las funciones y las responsabilidades siempre deben estar claramente definidas, ya que nunca puede darse por sentado que todo el mundo está de acuerdo. La rendición de cuentas es fundamental.
  3. Sé claro en lo que pides. Hemos hablado de asignar tareas a la persona adecuada pero, una vez asignadas esas tareas, ¿estás seguro de que la persona entiende por completo la naturaleza del pedido? Cuanto más descriptiva y exhaustiva sea una lista de tareas, más fluido será todo. Por ejemplo, ¿sabe la persona a la que le has asignado varias tareas cuándo tiene que terminar cada una de ellas? ¿Sabe qué tareas tienen prioridad sobre otras? En este punto, puede ser útil tener una plantilla de punch list predetermina que puedas rellenar. De este modo, sabrás que estás cubriendo todos los puntos y que estás siendo lo más exhaustivo posible. Cuanta más información extiendas, más probable será que el proyecto termine con éxito. 
  4. Usa imágenes para documentar los problemas. ¿Todo el mundo sabe a qué dormitorio te refieres cuando hablas del "dormitorio trasero"? A veces, aunque hagamos todo lo posible por describir algo, no siempre se entiende de inmediato. También puede ocurrir que alguien no tenga la vista de lince que tienes tú y no entienda el problema. Aquí es donde las imágenes pueden ayudar a comunicar rápidamente el qué, el cómo, el dónde y el porqué de lo que hay que resolver, y así reducir la confusión. Además, tener fotos comprueba a tu equipo los problemas que realmente existieron y lo que se hizo para resolverlos. Esto puede ayudar a evitar que tengas que rehacer el trabajo y también puede ayudar a justificar por qué las cosas se hicieron de esa manera.
  5. Optimiza el proceso con software. Aunque el lápiz y el papel pueden hacer el trabajo, añaden trabajo extra y estrés. Con lápiz y papel, es difícil hacer un seguimiento de todas las piezas móviles que intervienen en una punch list y proporcionar actualizaciones en tiempo real a las partes interesadas clave que participan en el proyecto. Incluso una hoja de cálculo de Excel se queda corta frente a las otras opciones que hay ahora. Si usas software de punch lists de construcción basado en la nube, mantendrás a todos informados en todo momento y mejorarás la rendición de cuentas.
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Software para las punch lists de construcción: Cómo facilitar la visita final

El software de punch lists de construcción de Procore te permite llevar una lista clara de los ítems de la punch list, asignarles responsabilidades, controlar su estado y mucho más. Gracias a una interfaz sencilla e intuitiva y plantillas precargadas, puedes generar y actualizar las punch list con el mínimo esfuerzo. Dado que nuestro software de punch lists es apto para dispositivos móviles, puedes llevar tu lista de control a la obra, donde podrás asignar tareas, tomar fotos y documentar los problemas directamente sobre el terreno. Obtén más información acerca de cómo puedes crear en cuestión de segundos una punch list que te permitirá asegurarte de terminar todas las tareas pendientes antes de la visita final a la obra

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