MiCiM entrega múltiples proyectos de centros de datos complejos con la ayuda de Procore

El reto

La entrega de centros de datos es complicada porque la demanda de instalaciones nuevas supera la oferta. Para completarlos con éxito, se necesita una coordinación del proyecto precisa, visibilidad financiera en tiempo real y una gestión de costes eficiente. Sin los sistemas adecuados, gestionar estos proyectos de ritmo acelerado y alto riesgo puede convertirse en un proceso fragmentado e ineficiente.

MiCiM es una empresa especializada en la construcción y entrega de centros de datos, desde el diseño hasta la finalización del proyecto y el seguimiento posterior. La empresa necesitaba una solución para agilizar las operaciones, asegurar la uniformidad entre los proyectos y prepararse para un crecimiento sostenible y bien gestionado.

La solución

Para abordar estos retos, MiCiM eligió a Procore tras una oferta competitiva. La plataforma proporcionaba las herramientas integradas de gestión financiera y de proyectos necesarias para mejorar la coordinación, el control de costes y la visibilidad en todas las operaciones.

"Necesitábamos un sistema para gestionar nuestros proyectos y nuestros informes financieros", explica Lisa Taylor, directora de Operaciones Comerciales de MiCiM. "Pero nos dimos cuenta de que Procore nos ofrecía mucho más, así que empezamos a añadir cada vez más funciones que nos ayudaran a trabajar de manera eficiente y aumentar la escala con confianza".

Los resultados

• Una única fuente para la actividad de los proyectos y las finanzas permite concentrarse más en las actividades de la obra
• Horas ahorradas cada mes en informes de submittals y RFI
• Reducción de errores y mejora de informes en órdenes de cambio

Informes financieros y facturación agilizados

Como muchas empresas de construcción, MiCiM utilizaba principalmente hojas de cálculo y documentos enviados por correo electrónico para los informes financieros y la facturación, pero cuando los proyectos crecieron en número y complejidad, eso tenía que cambiar. La empresa recurrió a los productos Gestión de facturas y Finanzas del proyecto de Procore para simplificar la recopilación y la aprobación de facturas y gestionar los presupuestos utilizando una única fuente de referencia correcta. 

MiCiM utiliza Procore para respaldar su proceso de facturación. "Hace que sea mucho más fácil auditar nuestros procesos y el rendimiento de nuestro equipo", afirma Taylor. "Todos nuestros contratistas se han acostumbrado a utilizar este sistema. Agiliza el proceso y hace que los supervisores de cantidad lo tengan más fácil para cotejar todos los datos". 

Procore también facilita el proceso de cambios y el marco de aprobación de MiCiM para gestionar órdenes de cambio. Cuando se tienen hasta 30 subcontratistas trabajando en algunos proyectos, gestionar de forma manual los correos electrónicos y las hojas de cálculo sería una tarea complicada, que requeriría mucho tiempo y propensa a errores. Gestionar todo el proceso en Procore le proporciona al equipo de Taylor una ubicación única para controlar las finanzas. "Procore ha reducido el riesgo de errores, ha mejorado las comunicaciones y nos ha ahorrado tiempo", dice.

Gestión de proyectos y visibilidad de 360 grados 

MiCiM solía utilizar sistemas de los clientes para muchas funciones de gestión de proyectos, lo que suponía que el proceso de informes variaba en cada proyecto. Los directores de proyectos enviaban sus informes por correo electrónico en plantillas distintas, y el proceso requería una supervisión administrativa minuciosa. Esta era otra área en la que Taylor y su equipo vieron que Procore podía promover flujos de trabajo más eficientes. 

La herramienta Gestión de proyectos ayuda a MiCiM a mantener la coordinación en los proyectos y a trabajar de manera más colaborativa. "En lo que respecta a la gestión de proyectos y el control de documentos, utilizamos principalmente Procore", dice Taylor. La herramienta Informes 360 permite al equipo crear sus propios informes a partir de datos del sistema y ofrece visibilidad de los proyectos. Además, proporciona una instantánea precisa de lo que está pasando en todo momento.

Gestión de documentos en una única fuente de información

MiCiM configuró Gestión de documentos de Procore (PDM) con la ayuda del equipo de Procore. "Estaba ansiosa por tener esta herramienta configurada antes de que llegara un proyecto nuevo", explica Laura O'Sullivan, directora auxiliar de Puesta en servicio de MiCiM. "Sabía que había unos 900 documentos de diseño a punto de llegar, así que el sistema tenía que estar listo para gestionarlos. Nos iban a llegar en un plazo de dos semanas y tenían que asignarse a distintos flujos de trabajo (arquitectónicos, eléctricos o mecánicos, entre otros)".

O'Sullivan colaboró estrechamente con el equipo de implementación de Procore para configurar el sistema a tiempo. "Fueron muy receptivos con las ideas que teníamos sobre cómo configurar el sistema para adaptarlo a nuestra forma de trabajar", dice O'Sullivan. "Ahora tenemos todos los documentos en un mismo lugar y ya no tenemos que andar cambiando entre varias herramientas".

PDM también permitió que el equipo de control de documentos automatizara algunas tareas cotidianas pero esenciales. "Siempre solía generar informes semanales sobre submittals y RFI", cuenta O'Sullivan. "Procore ha sido una bendición. Ahora puedo contactar con cualquiera para cerrar solicitudes de información que antes se estancaban en el sistema. Ha reducido gran parte del trabajo manual y contacta con la persona necesaria en mi lugar". 

Grandes planes de futuro

MiCiM ha crecido con Procore y tiene grandes planes para usar más funciones que le ayuden a entregar centros de datos de manera más eficiente y rentable. "Definitivamente, Procore es una de las herramientas más valiosas de nuestra empresa", afirma Taylor. "Nos ayuda a entregar productos de calidad a tiempo, de forma segura y rentable. Y también nos ayuda con todas las necesidades administrativas y de presentación de informes. Nos da uniformidad en toda nuestra cartera de proyectos".