MiCiM réalise des projets de data centers multiples et complexes avec l'aide de Procore

Défi

La demande en nouvelles installations qui dépasse l'offre complique la livraison de data centers. Pour mener à bien cette livraison, une coordination précise du projet, une visibilité financière en temps réel et une gestion efficace des coûts sont nécessaires. En l'absence de systèmes adaptés, la gestion de ces projets au rythme effréné et aux enjeux élevés peut se révéler fragmentée et inefficace.

MiCiM est une entreprise spécialisée dans la construction et la livraison de data centers, de la conception du projet au service après vente, en passant par la réalisation. Celle-ci avait besoin d'une solution pour rationaliser ses opérations, assurer la cohérence au sein de ses projets et se préparer à une future croissance durable et bien gérée.

Solution

Pour relever ces défis, MiCiM a fait appel à Procore à l'issue d'un appel d'offres concurrentiel. La plateforme proposait les outils intégrés Gestion de projet et Gestion financière, nécessaires pour améliorer la coordination, le contrôle des coûts et la visibilité dans l'ensemble des opérations.

« Nous avions besoin d'un système nous permettant de gérer nos projets et nos rapports financiers », explique Lisa Taylor, directrice des opérations commerciales chez MiCiM. « Mais nous avons réalisé que Procore pouvait nous offrir bien plus. Nous avons alors commencé à adopter de plus en plus de fonctionnalités pour permettre une efficacité opérationnelle et une mise à l'échelle en toute confiance. »

Résultats

• Une seule source pour les activités et les finances du projet, ce qui permet de se consacrer davantage aux activités sur le chantier
• Plusieurs heures économisées chaque mois sur les DDR et les rapports de livrables
• Réduction des erreurs et amélioration de la production de rapports sur les ordres de changement

Rationalisation des rapports financiers et de la facturation

Tout comme un grand nombre d'entreprises de construction, MiCiM était fortement tributaire des feuilles de calcul et des documents envoyés par e-mail pour les rapports financiers et la facturation. Mais la multiplication et la complexification des projets ont poussé l'entreprise au changement. L'entreprise s'est tournée vers les outils Gestion des factures et Finances de Procore, afin de simplifier la collecte et la validation des factures et de gérer les budgets à partir d'une source d'informations unique et fiable.

MiCiM tire parti de Procore pour gérer son processus de demande de paiement. « Il est désormais bien plus simple d'auditer nos processus et les performances de notre équipe, affirme Lisa Taylor. Nos sous-traitants ont tous l'habitude d'envoyer leurs informations au système. Ainsi, le processus est rationalisé et les métreurs peuvent facilement rassembler tous les détails. »

Procore prend également en charge le processus de changement et les cadres d'approbation de MiCiM pour gérer les ordres de changement. Avec jusqu'à 30 sous-traitants à l'œuvre sur certains projets, la gestion manuelle des e-mails et des feuilles de calcul pouvait se révéler fastidieuse, chronophage et source d'erreurs. En gérant tout le processus via Procore, l'équipe de Lisa Taylor peut contrôler l'aspect financier en un seul et même endroit. « Procore a réduit le risque d'erreurs et amélioré la communication, et nous fait gagner du temps », affirme-t-elle.

Gestion des projets et visibilité complète

Auparavant, MiCiM s'appuyait sur les systèmes des clients pour de nombreuses fonctions de gestion des projets. Par conséquent, le processus de production de rapports variait d'un projet à l'autre. Les chefs de projet envoyaient leurs rapports par e-mail sur la base de différents modèles, et le processus demandait une surveillance administrative rigoureuse. Lisa Taylor et son équipe ont là encore réalisé que Procore pouvait renforcer l'efficacité des flux de travail.

Grâce à l'outil Gestion de projet, MiCiM a pu rester en phase avec ses projets et collaborer davantage. « Nous nous appuyons fortement sur Procore pour la gestion des projets et le contrôle documentaire, explique la responsable des opérations. L'outil Rapports 360 permet à l'équipe de créer ses propres rapports à partir des données du système. Il offre de la visibilité sur les projets et un instantané précis des événements à tout moment.

Gestion documentaire dans une source d'informations unique

MiCiM a mis en place la solution Gestion documentaire de Procore, avec l'accompagnement étroit de l'équipe Procore. « J'avais hâte de mettre en place la Gestion documentaire de Procore avant l'arrivée d'un nouveau projet », confie Laura O'Sullivan, directrice adjointe de la mise en service chez MiCiM. « Je savais que nous allions recevoir près de 900 documents de conception, donc le système devait être prêt à les gérer. Ils devaient tous arriver sous deux semaines et être assignés à différents flux de travail : architecturaux, électriques ou mécaniques, pour n'en citer que quelques-uns. »

Laura O'Sullivan a étroitement collaboré avec l'équipe d'implémentation de Procore afin de configurer le système à temps. « Ils ont été très sensibles à nos idées de mise en place du système afin qu'il s'adapte à nos méthodes de travail, raconte-t-elle. Désormais, l'ensemble de nos documents se trouve en un seul et même endroit, et nous n'avons plus besoin de jongler entre plusieurs outils. »

En outre, la solution Gestion documentaire de Procore a permis à l'équipe de contrôle documentaire d'automatiser certaines tâches courantes mais essentielles. « Avant, je générais toujours des rapports hebdomadaires sur les livrables et les DDR, explique Laura O'Sullivan. Pour moi, Procore est une bénédiction. Désormais, je peux relancer tout le monde pour clôturer les DDR qui, auparavant, restaient en suspens dans le système. L'outil me retire une grande quantité de travail manuel et fait le suivi à ma place. »

De grands projets pour l'avenir

L'entreprise MiCiM s'est développée aux côtés de Procore et prévoit d'utiliser davantage de fonctionnalités, afin de livrer des data centers en toute efficacité et rentabilité. « Procore est sans conteste l'un de nos outils les plus précieux dans l'entreprise, affirme Lisa Taylor. Il nous aide à fournir un produit de qualité dans les délais, de manière sûre et économique. Il nous aide également à nous conformer aux exigences gouvernementales et aux besoins de rapports. Il nous apporte de la cohérence dans l'ensemble du portefeuille du projet. »