Défi
Comme Monami utilisait différents systèmes pour gérer ses projets, il était parfois difficile de retrouver les plans et documents les plus à jour. Ce fonctionnement empêchait également les équipes de chantier et de bureau de communiquer en temps réel, ce qui pouvait générer des travaux de reprises.
Solution
Monami a choisi Procore pour consolider toutes les informations des projets au sein d'un seul système intuitif. En rationalisant la communication entre le chantier et les bureaux, la plateforme aide les équipes à consacrer moins de temps aux tâches administratives et aux travaux de reprise au profit des tâches les plus importantes. En outre, ces processus optimisés permettent à Monami de renforcer son niveau de satisfaction des équipes internes et des clients.
Plus de temps consacré aux tâches essentielles: Les processus de travail rationalisés ont permis aux employés de gagner 15 heures de travail par semaine.
Amélioration de la communication entre le chantier et le bureau: Monami n'utilise plus qu'un seul système (contre quatre par le passé), ce qui dynamise les échanges entre les équipes.
« With Monami and Procore, it feels like a partnership. It feels like Procore is beside us—which we are really, really thankful for. »
Darran Hennessy
Responsable des contrats senior
Un seul système intuitif pour toutes les équipes
Avant d'adopter Procore, Monami combinait des e-mails, des feuilles Excel, des documents Word et Dropbox pour gérer ses projets. Toutefois, avec une telle pluralité de systèmes contenant toutes sortes d'informations (DDR, plans, photos, etc.), les équipes ne parvenaient pas toujours à accéder aux informations les plus récentes. En plus d'être chronophage, cette méthode de travail entravait la communication entre le chantier et le bureau.
L'entreprise s'est alors mise en quête d'une solution de gestion de la construction. Toutefois, comme se souvient Darran Hennessy, responsable senior des contrats, bon nombre de ces solutions n'étaient pas adaptées au secteur de la construction. En découvrant Procore, l'équipe a constaté que la solution correspondait parfaitement à ses critères. Spécialement conçue pour le secteur, elle disposait également d'outils adaptés aux équipes travaillant sur le chantier ou dans les bureaux.
« Procore nous offrait tout ce que nous recherchions en une seule et même solution, raconte Darran Hennessy. Il s'agissait d'un système réellement conçu pour le secteur de la construction, ce qui convenait parfaitement à notre entreprise, à nos clients et à notre façon de travailler. À la fois dédiée au chantier, à la gestion de projet et au secteur de la construction, Procore était la solution idéale. »
L'avantage de la solution ne résidait pas seulement dans la centralisation des informations. Surtout, elle était facile à utiliser. « Ce que j'apprécie le plus dans Procore, c'est son interface intuitive, confirme Lauren Kelly, responsable du contrôle des documents. J'occupe ce poste depuis deux ans et demi, donc j'ai eu l'occasion d'utiliser différentes solutions logicielles, mais aucune d'entre elles n'était aussi complète que Procore. »
« Le secteur de la construction est sujet aux changements, qui surviennent généralement sur une très courte période. Il est important de disposer d'outils intuitifs et d'avoir accès à des ressources pour apprendre à les maîtriser. Grâce à la certification Procore, tout utilisateur peut devenir un utilisateur certifié du logiciel à son rythme. C'est l'un des atouts de la solution », ajoute-t-elle.
Une meilleure communication entre le chantier et le bureau
Une fois la solution mise en œuvre, Monami a immédiatement pu constater les avantages des processus rationalisés et des processus de travail collaboratifs.
« La simplicité de Procore nous a sauté aux yeux. Soumissions d'appels d'offres, gestion de projet, qualité, intégrité, sécurité ou encore partage de documents…nous pouvions stocker un très grand volume d'informations dans le système et tout gérer depuis un seul et même portail. Nous pouvions aussi enregistrer et gérer des plans, des enregistrements et des DDR directement depuis le chantier, notre siège social ou nos différents bureaux à travers le pays. Toutes nos équipes sont connectées, même si nous ne nous trouvons pas physiquement au même endroit. Le fait de nous trouver aux quatre coins du pays ne nous en empêche pas. La solution a vraiment simplifié nos processus », confirme Darran Hennessy.
Résultat : les équipes travaillent de concert et ont accès aux informations les plus à jour, ce qui évite les erreurs et les travaux de reprises. Comme l'explique le responsable, « la solution nous a permis de créer un meilleur environnement de travail. Les équipes ne découvrent plus les événements à la dernière minute. Dès qu'un problème se produit sur un chantier, une DDR est établie et jointe aux plans. Dans son bureau, l'architecte peut alors prendre les mesures nécessaires. Tous les autres intervenants peuvent aussi réagir au problème. »
Comme l'explique Lauren Kelly, l'amélioration de la communication entre le chantier et le bureau était essentielle : « Je dois pouvoir communiquer avec les équipes de conception et de chantier et le responsable du contrat aussi rapidement et efficacement que possible. Auparavant, nos échanges se faisaient principalement par e-mail. Lorsqu'on doit gérer divers projets dispersés dans tout le pays, ce n'est pas ce qu'il y a de plus pratique. Grâce à Procore, je peux tout gérer de manière centralisée, depuis un seul outil. »
Désormais plus efficaces, les équipes passent moins de temps à rechercher des informations ou à attendre la mise en place de mesures correctives sur les chantiers. Darran Hennessy explique également que « Procore a considérablement amélioré la gestion du temps, ce qui permet aux équipes d'abattre plus de travail. »
Avec Procore, les collaborateurs gagnent du temps et peuvent se concentrer sur les tâches essentielles, comme en témoigne Emmet Ryan, chef de projet : « Procore me permet de gagner 2 à 3 heures de travail par jour, soit 6 à 15 heures de travail par semaine. Je ne suis plus cantonné au bureau. Quand on ne travaille qu'au bureau, on ne comprend pas vraiment ce qui se passe sur le chantier ; quand on visite le chantier, on peut s'en faire une idée. »
Outre les équipes de chantier et de bureau, les clients ont également bénéficié de l'amélioration de la communication, car le niveau de qualité a augmenté. Comme l'affirme Darran Hennessy, les deux premiers projets de Monami exécutés entièrement sur Procore ont été livrés dans les temps et sans dépassement de budget.
« Nous menons nos projets dans le respect des échéanciers, tout en mettant le moins de pression possible sur les intervenants, qu'il s'agisse des équipes de conception, des clients ou des sous-traitants », explique-t-il.
L'importance des partenariats
Dès le début de ce partenariat, Darran Hennessy estime que le logiciel s'est révélé bien plus qu'un simple outil technologique : il s'agit d'une collaboration conçue pour répondre aux besoins uniques de l'entreprise. « Monami et Procore ont établi un véritable partenariat, indique-t-il. Nous nous sentons accompagnés par Procore et nous en sommes très reconnaissants. »
Et ce n'est pas tout. L'implémentation d'une solution qui accompagne l'entreprise dans la poursuite de ses objectifs renforce également l'engagement de Monami envers ses équipes internes.
« En mettant en œuvre une solution intégrée, nous démontrons notre engagement envers nos équipes sur les chantiers et dans les bureaux. Nous leur permettons de travailler de façon plus performante, dans de bonnes conditions, et ce sans les surcharger. Pouvoir travailler de la sorte améliore la satisfaction de nos collaborateurs. Ils ont plus de temps et de ressources à consacrer à d'autres tâches, ce qui leur permet d'être d'autant plus performants », précise Darran Hennessy.
En d'autres mots, la mise en œuvre de Procore ne s'est pas limitée à l'ajout d'une solution à la pile technologique de Monami : il s'agissait de fournir aux équipes des outils qui les aideraient à maximiser leurs compétences et leur contribution aux projets.
« Comme pour tout investissement, nous souhaitons voir des résultats, indique le responsable. C'est au niveau des équipes que nous observons le retour sur investissement de Procore, tant sur le plan qualitatif que quantitatif. Sans nos équipes, nous ne pouvons pas exécuter nos projets au niveau de qualité que nous visons ni fidéliser nos clients. Nous voulons devenir les meilleurs sur le marché. Pour y arriver, nous avons besoin de la technologie. »
Néanmoins, comme le fait remarquer Lauren Kelly, la technologie n'est pas une solution en soi. Pour répondre aux besoins uniques d'une entreprise, elle doit être intuitive et personnalisable.
« Procore est une solution facile à utiliser, explique-t-elle. De plus, elle est adaptée à tout utilisateur, quelle que soit sa fonction. Je réalise des tâches administratives, mais la solution convient aussi aux responsables de chantier et aux architectes. Quel que soit votre poste, la solution vous sera utile. Procore est l'un des meilleurs outils disponibles pour le secteur de la construction. »
