Mejora de la colaboración y la productividad en el sector de las energías renovables

El reto

Vanguard Energy Partners, una empresa de ingeniería, contrataciones y construcción de energías renovables con sede en Nueva Jersey, quería mejorar sus procesos de control de documentos, calidad y seguridad, y gestión financiera. Como empresa de ingeniería, contrataciones y construcción especializada en ofrecer servicios para paneles solares, Vanguard necesitaba una plataforma que mejorara la transparencia en toda la empresa para poder seguir construyendo a partir de su excelencia.

La solución

Al evaluar posibles soluciones de software, Vanguard se dio cuenta de que necesitaba una solución tan única como sus propios servicios, y encontró Procore. Creado por y para la construcción, Procore proporcionó las herramientas que Vanguard necesitaba, especialmente para satisfacer las necesidades específicas de un constructor de energías renovables.

Los resultados

• Mayor transparencia al conectar al equipo de Vanguard en una única fuente de información, lo que mejora el acceso a la información de proyectos complejos de paneles solares.
• Control agilizado de documentos al permitir el acceso a diseños, registros diarios, solicitudes de información y submittals en cualquier momento y lugar con solo un clic.
• Fomento de la colaboración mediante la coordinación de los equipos de obra y de oficina, al mismo tiempo que se integra a la perfección con el software que ya utilizaban, como Sage.

Estándares de calidad altos como el cielo en paneles solares

Fundada en 2008, Vanguard Energy Partners ofrece soluciones de energía renovable de primera calidad para proyectos comerciales, industriales y de servicios públicos. La empresa de diseño-construcción y de ingeniería, contrataciones y construcción no solo ofrece la mejor experiencia para planificar y ejecutar sus proyectos, sino que también ofrece mantenimiento y soporte técnico de emergencia ininterrumpido para los proyectos completados. Con un énfasis en la seguridad y la excelencia, Vanguard se enorgullece de ofrecer paneles solares fiables, independientemente del lugar donde se instalen.

Vanguard es una empresa que lleva a cabo proyectos únicos y ha logrado algunas hazañas impresionantes, como la instalación del panel solar más alto del mundo, en la azotea del rascacielos del Deutsche Bank en Wall Street. Ya sea para instalar paneles solares en marquesinas, en el suelo, en vertederos, en tejados o en seguidores solares, Vanguard ofrece a sus clientes servicios de ingeniería, contrataciones y construcción de primera calidad para hacer realidad su sueño. Procore está presente en cada paso del camino para respaldar el negocio de Vanguard, ayudando a mejorar las relaciones tanto de nivel superior como inferior.

Las herramientas adecuadas para un constructor de ingeniería, contrataciones y construcción

Para ofrecer la mejor experiencia a sus clientes, Vanguard necesitaba una plataforma que mejorara el acceso a la información no solo para los promotores y contratistas especializados, sino también para su propio equipo. Alexis Capozzi, vicepresidenta de gestión de la construcción en Vanguard, está encantada con todas las formas en las que Procore ayuda a su equipo a solucionar los problemas y aumentar la transparencia y la colaboración.

"Procore nos ayuda con la ingeniería, las contrataciones y la construcción, y con el diseño-construcción, ya que mejora la colaboración entre las partes interesadas y les permite ver todos los aspectos del proyecto, desde el diseño inicial hasta los documentos de diseño, las solicitudes de información, los submittals y los registros diarios", comentó Capozzi. "Permite a los promotores que no cuentan con representantes a tiempo completo supervisar lo que ocurre a diario en la obra".

Para Vanguard, es fundamental tener acceso a datos seguros y precisos, y Procore le facilita el trabajo a la organización gracias a las herramientas de gestión de documentos que el equipo necesita. Las personas adecuadas pueden acceder a la información exacta en cualquier momento y en cualquier lugar dentro de la plataforma.

"Procore nos ayuda a mejorar la gestión y el control de documentos al centralizar todos los datos", afirmó Capozzi. "Antes teníamos archivos y documentos en un servidor, teníamos información en los correos electrónicos de los empleados y utilizábamos Dropbox de forma esporádica. La centralización de todos esos archivos nos permite encontrar mucho más rápido lo que buscamos. Reduce el tiempo que los empleados dedican a buscar información y ya no tenemos que jugar a adivinar dónde están".

Inversión en una solución que merece la pena

Aunque el equipo de Vanguard quería encontrar la mejor plataforma para su organización, garantizar el retorno de la inversión también era una prioridad. Al considerar Procore como una posible solución, Vanguard valoró detenidamente el coste del software frente al coste de intentar resolver los problemas sin ningún tipo de software:

"Una de las dudas que tenía Vanguard cuando estábamos planeando implementar Procore era el precio", recordó Capozzi. "El precio puede resultar un poco elevado, especialmente para los contratistas más pequeños o aquellos que no cuentan con ningún tipo de solución de gestión del ciclo de vida de los proyectos. Empezamos hablando de cuánto dinero estábamos perdiendo por no tener acceso a la información de forma óptima. No había comunicación entre los equipos de gestión del proyecto y de contabilidad, por lo que no sabíamos qué estaba pasando ni qué estaba afectando a nuestra solución de contabilidad. Lo que ocurría en la obra no siempre llegaba a la oficina. En aquel momento, pensábamos que se estaba perdiendo tanto dinero entre todos esos departamentos diferentes que el coste de Procore merecería la pena".

En última instancia, el equipo de Vanguard reconoció que esta inversión inicial no solo ahorraría dinero al permitir que toda la información fuera accesible y segura, sino también porque se integraba con su actual software de contabilidad, Sage. Ahora, Procore permite a Vanguard ahorrar tiempo y dinero al consolidar los datos y la documentación de los proyectos, acabar con los silos y conectar todos los departamentos.

"Si tuviera que hablar con alguien que estuviera considerando la posibilidad de utilizar Procore, pero que tuviera dudas por los precios, le diría que, sin duda, cualquier proceso que intente solucionar con Procore le va a costar más dinero a largo plazo que implementar Procore y mejorar la comunicación entre todos los departamentos", afirmó Capozzi.

Diseñado para todos los aspectos de la construcción de instalaciones de energía renovable

Vanguard utiliza la amplia gama de herramientas que ofrece Procore para mejorar todos los aspectos de su negocio, desde la calidad y la seguridad hasta la gestión de cambios y gestión de financiera, entre otros.

"Utilizamos herramientas como Inspecciones y Observaciones para mejorar la calidad y la seguridad en todas nuestras obras. Confiamos plenamente en todas nuestras inspecciones de aseguramiento de la calidad, ya que hay muchas piezas diferentes del rompecabezas solar que requieren inspecciones en un orden determinado", comentó Capozzi.

Con todos los datos y la documentación en una única ubicación segura, Vanguard ha podido mejorar la colaboración entre la obra y la oficina, al mismo tiempo que ha mejorado la gestión financiera y de cambios.

"Antes de recurrir a Procore, la gestión de los cambios era un gran problema para nosotros," recordó Capozzi. No había comunicación entre los equipos de obra y oficina. A menudo, ni siquiera se hacían órdenes de cambio, no se redactaban y perdíamos la oportunidad de cobrar esos ingresos al cliente. Ahora, utilizamos Procore para optimizar nuestros procesos de gestión de cambios.

Con las herramientas adecuadas para alcanzar el éxito, Vanguard puede construir aún más alto.