La collaboration et la productivité au service des énergies renouvelables

Défi

Basé dans le New Jersey, Vanguard Energy Partners, sous-traitant d'études, d'achats et de travaux (EPC) dans le domaine des énergies renouvelables, souhaitait améliorer ses processus de contrôle des documents, de qualité et de sécurité, et de gestion financière. En tant qu'entreprise d'études, d'achats et de travaux spécialisée dans les systèmes photovoltaïques, Vanguard avait besoin d'une plateforme capable d'améliorer la transparence à tous les niveaux afin de pouvoir bâtir sur son héritage d'excellence.

Solution

En évaluant des logiciels potentiels, l'entreprise a pris conscience qu'elle avait besoin d'une solution aussi unique que ses propres services, puis a trouvé Procore. Solution conçue pour les professionnels de la construction, par les professionnels de la construction, Procore a offert à Vanguard les outils qu'il lui fallait, notamment pour répondre à ses besoins particuliers de constructeur spécialisé dans les énergies renouvelables.

Résultats

• Transparence accrue en offrant à l'équipe de Vanguard une source d'informations unique pour améliorer la visibilité des projets complexes d'installations photovoltaïques
• Contrôle rationalisé des documents avec un accès d'un simple clic aux conceptions, aux rapports journaliers, aux demandes de renseignements et aux livrables, partout et à tout moment
• Collaboration renforcée en alignant les équipes de chantier et de bureau, avec une intégration transparente aux logiciels existants tels que Sage

Des normes solaires rigoureuses

Fondé en 2008, Vanguard Energy Partners propose des solutions de haute qualité dans le domaine des énergies renouvelables pour des projets commerciaux, industriels et d'envergure. L'entreprise d'études, d'achats et de travaux ainsi que de conception-construction offre non seulement une expertise haut de gamme pour planifier et exécuter ses projets, mais également une maintenance et un support d'urgence en continu pour ses installations terminées. En mettant l'accent sur la sécurité et l'excellence, Vanguard s'enorgueillit de fournir des systèmes photovoltaïques fiables, quel que soit le lieu d'installation.

Vanguard a l'habitude des projets uniques et a accompli de véritables exploits, notamment la plus haute installation solaire au monde sur le toit d'un gratte-ciel de la Deutsche Bank à Wall Street. Qu'il s'agisse d'installer des trackers, des auvents, des parcs ou des panneaux solaires au sol ou sur des toits, Vanguard propose à ses clients des services d'études, d'achats et de travaux de choix pour concrétiser leur vision. Procore accompagne Vanguard à chaque étape pour soutenir ses activités et l'aider à améliorer ses relations en amont comme en aval.

Les outils adaptés pour un constructeur EPC

Afin d'offrir la meilleure expérience possible à ses clients, Vanguard avait besoin d'une plateforme qui améliorerait la visibilité non seulement pour les maîtres d'ouvrage et les entreprises spécialisées, mais aussi pour sa propre équipe. Alexis Capozzi, vice-présidente de la gestion de la construction chez Vanguard, est ravie de toutes les façons dont Procore aide son équipe à combler le fossé et à renforcer la transparence et la collaboration.

« Procore facilite les activités d'EPC et de conception-construction en renforçant la collaboration entre les intervenants et en leur offrant une visibilité sur tous les aspects du projet, de la conception initiale aux documents de conception, en passant par les demandes de renseignements, les livrables et les rapports journaliers, explique Alexis Capozzi. De cette façon, les maîtres d'ouvrage qui ne disposent pas de représentants à plein temps sur le chantier peuvent suivre l'avancement des travaux au quotidien. »

Pour Vanguard, il est essentiel d'avoir accès à des données propres et sécurisées ; et grâce à Procore, l'équipe bénéficie des outils de gestion des documents dont elle a besoin. Les personnes concernées peuvent accéder aux informations requises à tout moment et en tout lieu via la plateforme.

« Procore nous aide à améliorer la gestion et le contrôle des documents en centralisant toutes les données », affirme la vice-présidente de la gestion de la construction. « Auparavant, les fichiers et les documents étaient éparpillés entre un serveur, des boîtes de réception et des stockages Dropbox. En les centralisant, nous pouvons trouver ce que nous cherchons beaucoup plus facilement. Nous y passons donc moins de temps, et nous n'avons plus besoin de deviner où ils se trouvent. »

Un investissement dans une solution rentable

Alors que l'équipe de Vanguard était en quête de la meilleure plateforme pour son entreprise, la garantie du retour sur investissement était une autre de ses priorités. Lorsque ses membres ont évalué Procore comme solution potentielle, ils ont soigneusement comparé le coût de résolution des problèmes avec ou sans logiciel :

« Lorsque nous envisagions d'adopter Procore, c'est notamment son coût nous a fait hésiter », se souvient Alexis Capozzi. « Le prix peut paraître un peu élevé, en particulier pour les petits sous-traitants ou ceux qui n'ont aucune solution de gestion du cycle de vie des projets. Nous avons commencé par discuter des pertes financières que notre manque de visibilité nous coûtait. Les communications entre les équipes de gestion des projets et de comptabilité étaient inexistantes : nous n'étions donc pas au courant des événements ni de ce qui se passait au niveau de notre solution comptable. Les événements du chantier n'étaient pas nécessairement relayés au bureau. À l'époque, nous avions le sentiment de perdre tellement d'argent entre tous ces différents services que le coût de Procore en vaudrait la peine. »

L'équipe de Vanguard a fini par réaliser que cet investissement initial permettrait d'effectuer des économies en garantissant l'accessibilité et la sécurité de toutes les informations, et que la solution pouvait s'intégrer à Sage, leur logiciel de comptabilité existant. Désormais, Vanguard gagne du temps et de l'argent grâce à Procore en consolidant les données et la documentation des projets, en éliminant les silos et en reliant tous les services.

« Si je me retrouvais face à quelqu'un qui hésite à opter pour Procore en raison de son prix, je lui dirais que le processus qu'il cherche à corriger lui coûtera toujours potentiellement plus cher à long terme que le coût d'adoption de Procore et de l'instauration d'une communication entre tous les services », explique Alexis Capozzi.

Une conception pour tous les aspects de la construction dans le domaine des énergies renouvelables

Vanguard s'appuie sur la vaste gamme d'outils fournis par Procore pour améliorer chaque aspect de ses activités, allant de la qualité et de la sécurité à la gestion financière et du changement, entre autres.

« Nous nous servons d'outils comme Inspections et Observations pour améliorer la qualité et la sécurité sur nos chantiers. Nous accordons une grande importance à toutes nos inspections d'assurance qualité, car les projets solaires ont de nombreuses composantes qui doivent être inspectées dans un ordre précis », explique Alexis Capozzi.

En centralisant l'ensemble des données et des documents dans un lieu unique et sécurisé, Vanguard a été en mesure de renforcer la collaboration entre les équipes de chantier et de bureau tout en améliorant la gestion financière et du changement.

« Avant d'adopter Procore, nous considérions la gestion du changement comme un enjeu majeur », se souvient la vice-présidente de la gestion de la construction. « Les équipes de chantier et de bureau ne communiquaient pas entre elles. Souvent, les ordres de changement étaient carrément absents : ils n'étaient pas rédigés, ce qui nous empêchait de percevoir ces revenus auprès du client. Maintenant, nous utilisons Procore pour contribuer à notre gestion du changement. »

Muni des outils nécessaires à sa réussite, Vanguard peut ainsi atteindre de nouveaux sommets.